엑셀 ‘쌩초보’가 챗GPT로 직장에서 살아남는 법

AI를 업무에서 활용하는 법, 그 첫 번째 시간에는 챗GPT를 활용해 엑셀로 업무 생산성을 높여볼게요. 주요 일과가 숫자나 데이터를 다루는 일이 아니라면 엑셀을 능숙하게 다루지 못하는 분이 많을 거예요. 책이나 영상으로 배워보자니 따로 시간을 내야하고, 무엇보다 ‘지금 당장’ 업무에 쓸 수 있는 필요한 내용만 쏙쏙 골라 알고 싶을 때가 많죠. 이럴 때는 챗GPT에게 아주 구체적으로 물어보면, 엑셀을 어떻게 쓸 수 있는지 핵심만 알려줍니다. 엑셀 ‘쌩초보’가 챗GPT를 활용할 수 있는 방법! 직장생활 속에서 흔히 일어날 법한 구체적인 상황으로 살펴보겠습니다.
 

[상황1] 데이터는 있는데, 어떤 분석을 해야 할지 모르겠어요!

🤖: 가지고 있는 내용이 무엇인지 알려주시면, 어떤 분석이 가능한지 알 수 있어요.

💡이럴 때 챗GPT를 활용하세요!

데이터 전문가가 없는 작은 규모의 스타트업이나 엑셀이 주요 업무 툴이 아닌 팀에서도 엑셀로 현황 및 성과 분석이 필요한 경우가 있습니다. 이때 수많은 숫자에서 ‘유의미한’ 분석, 인사이트를 뽑아내고 싶어도 무엇을 기준으로, 어떤 분석을 뽑아낼 수 있는지 가늠하기가 어려울 수 있어요. 이렇게 숫자 분석 자체가 어려운 경우라면 어떤 항목의 데이터가 있는지 하나씩 열거해 챗GPT에게 알려주세요. 이 정보로 어떤 분석이 가능한지부터 자세하게 알려줍니다.

💡구체적인 상황으로 예시를 들어볼게요.

10인 미만의 스타트업에서 일하는 신입사원 A씨는 자사의 SNS 채널 운영을 갑작스럽게 맡게 되었습니다. 매일 하루에 한 개씩 고객을 타겟으로 한 콘텐츠를 만들어 올리고 있는데요. 곧 지난 2주간의 콘텐츠 성과를 리뷰하기로 했어요. SNS에서 제공하는 게시물별로 도달한 계정 수, 좋아요 수, 저장 수, 공유 수, 이 게시물로 유치한 팔로우 수를 엑셀로 정리해 두었습니다. 이 정보들로 어떤 분석을 내놓을 수 있을지 잘 모르겠어요. 그래서 챗GPT에게 물어보기로 합니다.

챗GPT에게 확보된 데이터가 무엇인지 알려주고 “어떤 분석을 할 수 있을까?” 물어보니 7가지의 분석을 할 수 있다고 제안했어요. 이중 A씨에게 가장 필요한 분석은 5번 ‘팔로우 전환 분석’이었습니다. SNS의 채널 팔로워를 늘려 채널을 키우는 게 이번 분기의 목표이기 때문이에요. 그래서 도달 대비 팔로워를 많이 유치한 콘텐츠들의 특징을 알기 위해 “팔로워 전환 분석은 어떻게 하면 돼?"라고 연이어 물어봤어요.
 

챗GPT에게 방법을 물어보니 위와 같이 알려줬는데요. 어떻게 표를 만들면 되는지, 어떻게 작성하면 되는지 구체적으로 보여줍니다. 엑셀에서 그대로 따라 하면 아래와 같이 잘 정리된 표를 만들 수 있어요.
 

챗GPT에게 물어보기 전, 주어진 정보로만 분석했다면 팔로우 유치 수가 230명으로 가장 많은 ‘증정 이벤트’ 콘텐츠가 좋은 결과라고 생각했을 거예요. 그러나 챗GPT가 제안한 콘텐츠별 팔로우 전환율은 ‘인플루언서 리뷰’ 2개가 훨씬 높다는 걸 알 수 있었죠. 이 사례와 같이 직접 떠올리지 못했지만, 챗GPT가 내놓는 분석을 따라하다 보면 업무에 또 다른 인사이트를 얻을 수 있어요.

✅아래 질문을 응용해 분석 자료를 만들어 보세요!
[ OOOO ]을 분석하려고 해. 엑셀로 [ OOO ], [ OOO ], [ OOO ] 정보가 정리되어 있어. 어떤 분석을 할 수 있을까?

[상황2] 엑셀에서 수식이라곤 ‘SUM’밖에 몰라요!

🤖: 어떤 결과가 필요한지 알려주시면, 수식을 활용법을 구체적으로 알려드릴게요.

💡이럴 때 챗GPT를 활용하세요!

엑셀의 실용성을 극대화하는 순간은 역시 수식을 제대로 활용할 때죠. 하지만, 초보자는 난감합니다. 엑셀을 배워본 적이 한 번도 없다면 어떤 수식이 있는지, 어떻게 활용하는지 모르는 건 당연하잖아요. 키보드로 ‘+, -, *, /'를 쳐 사칙연산을 하는 데만 사용하고 있다면 챗GPT가 도움을 줄 거예요. 가지고 있는 데이터의 내용과 필요한 결과가 무엇인지 말해보세요. 어떤 수식을 써야 하는지, 어떻게 작성하는지 자세하게 알려줍니다.

💡구체적인 상황으로 예시를 들어볼게요.

인사팀인 B씨는 지난 1년간의 면접 데이터를 정리해야 하는 업무를 맡았습니다. 엑셀에서 1차 면접, 2차 면접, 3차 면접에 모두 ‘합격’이라고 적힌 사람은 ‘최종합격’이라고 기입하고 싶었는데요. 면접자가 너무 많아 자동화가 필요하지만, 수식을 잘 다룰 줄 몰라 챗GPT에게 도움을 요청했습니다.

[상황3] 원본 데이터가 너무 지저분해요!

🤖: 원본 데이터를 깔끔하게 가공하는 법을 알려드릴게요.

💡이럴 때 챗GPT를 활용하세요!

굳이 수식이 필요한 계산을 하지 않더라도, 정보를 보기 좋게 정리하기 위해 엑셀을 사용하는 경우가 많아요. 예를 들어 연락망이나 가입자, 수신자, 당첨자 정보 등을 정리해야 할 때가 그러한데요. 정보의 서식이 일정하지 않아 일일이 손으로 수정해 본 경험, 다들 한 번쯤 있으실 겁니다. 이렇게 원본 데이터가 깔끔하게 정리되지 않았을 때 빠르고 쉽게 정리하는 방법을 챗GPT가 알고 있어요.

💡구체적인 상황으로 예시를 들어볼게요.

직장인 C씨는 이벤트 참여자의 개인정보를 엑셀로 정리해야 합니다. 그런데 당첨자가 기입한 정보의 형태가 통일되지 않아 난감해요. 어떤 사람은 핸드폰 번호에 숫자만 적은가 하면, 어떤 사람은 ‘-’를 표시해 숫자를 구분해 작성했어요. 손으로 일일이 수정하려 했지만, 참여자가 너무 많아 시간이 오래 걸려요. 표기법을 모두 동일하게 통일하는 방법이 없을까 고민하다가 챗GPT에게 물어보기로 했습니다.

Q. 엑셀에서 핸드폰 번호의 표기법을 똑같이 통일하려고 해. 어떤 사람은 핸드폰 번호에 숫자만 적었고, 어떤 사람은 -를 넣어서 적었어. 정보가 뒤섞여 있는데 어떻게 표기법을 통일할 수 있을까?

1. 숫자만 남기기 (하이픈 제거):
먼저, 모든 핸드폰 번호에서 하이픈(-)을 제거하여 숫자만 남길 수 있습니다.

방법:
숫자가 들어 있는 셀 범위를 선택합니다.
Ctrl + H를 눌러 찾기 및 바꾸기 창을 엽니다.
찾을 내용에 -를 입력하고, 바꿀 내용은 빈 칸으로 둡니다.
모두 바꾸기를 클릭하면, 핸드폰 번호에서 하이픈이 제거됩니다.

2. 핸드폰 번호를 특정 형식으로 통일하기 (예: 010-1234-5678)
텍스트 함수를 사용해 핸드폰 번호를 원하는 형식으로 변경할 수 있습니다.
예를 들어, 핸드폰 번호가 01012345678 같은 형식이라면, TEXT와 같은 함수로 하이픈을 넣을 수 있습니다.

방법:
다음 공식을 사용하여 숫자를 하이픈을 포함한 형식으로 변환합니다:
=TEXT(A1, "000-0000-0000")
여기서 A1은 핸드폰 번호가 있는 셀입니다. 이 공식을 다른 셀에 입력하면, 자동으로 010-1234-5678과 같은 형식으로 변환됩니다.
변환된 값을 복사한 후, 원본 셀에 붙여넣기(값으로 붙여넣기)하면 표기법이 통일된 상태로 유지됩니다.

이 방법을 사용하면 모든 핸드폰 번호를 원하는 형식으로 통일할 수 있습니다!

 

 

 

원본 데이터는 이렇게 연락처의 표기법이 뒤섞여 있어 수정이 필요했어요. 챗GPT가 제안한 2번 방법을 활용해 아래와 같이 “000-0000-0000” 형태로 손쉽게 통일할 수 있었습니다. 아래와 같이 수정한 뒤에는 C열을 삭제하고 E열을 앞 순서에 오도록 조정하면 되겠죠?

 

 

✅아래 질문을 응용해 데이터를 깔끔하게 정리하세요!

엑셀에서 [ OOOO] 정보의 표기법을 통일하려고 해. 어떤 정보는 [ △△△ ] 형태이고, 어떤 정보는 [ □□□ ] 형태로 적혀있어. 정보가 뒤섞여 있는데 어떻게 표기법을 통일할 수 있을까?

 

 

 

직장생활에서 흔히 마주할 수 있는 다양한 상황을 예시로 들어봤어요. 엑셀에 대한 장벽이 높게 느껴진다면 챗GPT를 옆에 켜두고 물어보면서 진행해 보세요! 손쉽게 원하는 결과값을 얻을 수 있을 겁니다. 다음 시간에도 AI를 업무에 활용할 수 있는 다양한 방법을 정리해 찾아올게요!

 

 

장경림 기자 [email protected]