비즈니스

AI로 마인드맵 도식화 작업 1초만에 끝내기!

AI 업무 활용법 ② 윔지컬로 초간단 도식화 작업하기

2024. 10. 21 (월) 16:47 | 최종 업데이트 2024. 10. 21 (월) 18:08
“다들 AI를 비서처럼 쓴다고 하는데, 내 업무엔 어떻게 활용할 수 있는 거야?” AI라는 단어가 여기저기서 들려올 때마다 이런 생각을 하고 있진 않나요? 많은 AI 툴이 등장해도 막상 업무에 활용하기까지 어려움을 겪고 있는 직장인들을 위해 준비했습니다. 오랜 시간이 소요되는 업무, 내 분야가 아니라 낯설었던 업무를 손쉽게 해결할 수 있도록 AI 활용법을 알려드릴게요. 직장생활에서 흔히 볼 수 있는 구체적인 예시를 담았습니다. 하나씩 따라 하다 보면 어느새 업무 효율은 높아지고, 퇴근 시간은 빨라질 거예요!  

 

 

 

AI를 활용해 업무 생산성 높이는 방법, 그 두 번째 시간에는 ‘윔지컬(whimsical)’ 툴을 활용해 아이디어를 얻고 머릿속 생각을 도식화하는 법을 알려드릴게요. 머릿속에 흩어져 있는 아이디어를 한눈에 보기 좋게 정리하고 싶을 때 마인드맵이나 도형을 활용해 나타내곤 하는데요. 윔지컬은 다양한 시각화 도구를 아주 간편하게 활용할 수 있어요. 게다가 AI 기능과 연결돼 다양한 아이디어를 손쉽게 제공받을 수 있답니다. 직장생활에서 흔히 볼 수 있는 구체적인 상황을 예시로 들어 사용 방법을 알려드릴게요.


 *윔지컬(Whimsical)은 ‘무료’로 가입해 사용할 수 있는 시각화 도구 툴이에요.

 

 

 

 

[상황1] 마인드맵으로 많은 아이디어를 정리하고 싶어요!

🤖: 주제를 구체적으로 입력하면 마인드맵을 빠르게 만들어 드려요.

 

💡이럴 때 윔지컬을 활용하세요!

기획 단계에서 한 가지 주제로 다양한 아이디어를 뽑아내야 할 때, 마인드맵을 그려 일의 밑그림을 그리면 한눈에 파악하기가 쉽죠. 그러나 여러 사람의 아이디어를 모으고 PC 화면으로 그려보는 일이 쉽진 않는데요. 윔지컬을 이용하면 마인드맵을 손쉽게 그릴 수 있을 뿐 아니라, AI에게 생각하지 못했던 아이디어를 제공받을 수 있어 유용해요. 윔지컬이 나타내준 마인드맵을 뼈대로 기획을 덧붙인다면 아이디어가 더욱 튼튼하고 견고해질 거예요.

 

💡구체적인 상황으로 예시를 들어볼게요.

 

화장품 브랜드에서 일하는 직장인 A씨는 팀원들과 함께 자사의 제품을 홍보하고, 콜라보레이션 제품을 소개하는 팝업 스토어를 기획하게 되었습니다. 회사에서 팝업스토어를 운영해보는 경험은 처음이라 백지상태에서 하나씩 조사하고, 아이디어를 정리해야 해요. 일의 뼈대를 잡아보려하니 막막하게 느껴지는데요. 이렇게 익숙하지 않은 업무를 시작할 때, 날것의 아이디어를 모아둬야 할 때 윔지컬을 활용해 기획의 밑그림을 직관적으로 그릴 수 있어요.

 

① 윔지컬에게 주제를 던져 아이디어 뽑아내기

먼저 윔지컬에 로그인하면 빈 보드 화면을 마주하게 되는데요. 이때 왼쪽 도구 툴의 [Generate with AI] 버튼을 클릭하면 화면과 같이 주제를 쓸 수 있는 팝업창이 나타납니다. 마인드맵으로 나타내고자 하는 주제를 입력하면 자동 생성해 줍니다.

 

 ① 윔지컬에게 주제를 던져 아이디어 뽑아내기

 

 ① 윔지컬에게 주제를 던져 아이디어 뽑아내기

 

② AI 기능 활용해 정보 개수 늘리기

AI가 첫 번째로 그려준 마인드맵에는 5가지의 정보가 가지로 뻗어 있는데요. 좀 더 많은 정보를 추가로 얻고 싶다면 주제를 선택한 상태로 상단 툴에서 [Generate additional ideas] 버튼을 눌러주세요. 그럼 아래와 같이 기존에 작성된 마인드맵에서 아이디어가 계속 추가로 생성됩니다. 

 

 ② AI 기능 활용해 정보 개수 늘리기

 

③ 필요한 정보를 구체적으로 얻어내기
작성된 마인드맵에는 포괄적이고 일차원적인 정보가 들어있어요. 그래서 다양한 정보가 들어있지만, 내겐 필요 없는 정보가 있기도 하죠. 이땐 클릭해 delete키를 누르면 간편하게 삭제할 수 있어요. 또 나의 일에 맞게 구체적인 내용으로 수정한 뒤 [Generate additional ideas] 버튼을 한 번 더 누르면 기존에 적힌 내용보다 더욱 구체적인 답변을 얻을 수 있어요. 

 

위와 아래 마인드맵을 비교해 봅시다. 추가로 가지를 뻗었던 '직원 교육 및 서비스 품질 관리'에 대해 상세 답변이 추가된 것을 볼 수 있어요. 또 '오픈일 및 운영 기간 계획'이었던 정보를 '5일간 운영 상세 계획'으로 바꾸어 추가 정보를 얻어봤는데요. AI가 1일차부터 5일차까지 나눠 구체적으로 할 일을 제시한 것을 볼 수 있어요.

 


③ 필요한 정보를 구체적으로 얻어내기

 

 

 

 

 

[상황2] 진행 과정을 도식화하고 싶어요!

🤖: 어떤 과정을 나타내고 싶은지 알려주세요. 도형으로 만들어 드립니다.

 

💡이럴 때 윔지컬을 활용하세요!

 

일의 진행 과정, 프로세스를 보기 좋게 정리하고 싶을 때 어떤 도구를 사용하고 계시나요? 가장 먼저 PPT 도형을 활용해 한 땀, 한 땀 그리는 모습을 상상해 볼 수 있는데요. 윔지컬에도 진행 과정을 간편하게 도식화하는 기능이 있어요. [상황1]의 마인드맵처럼, 주제를 던지기만 해도 자동으로 일의 순서를 도형으로 만들어줘요.


💡구체적인 상황으로 예시를 들어볼게요.

 

굿즈 제작 회사에 다니는 B씨는 기업의 문의 내용 확인부터 발주, 발송까지 전체 과정을 조율하는 역할을 하고 있는데요. 새로 들어온 신입사원에게 에코백 굿즈의 제작 순서와 단계별로 체크해야 할 내용을 알려주려 해요. 전체 업무 프로세스를 윔지컬로 나타내보기로 합니다.

 

① 윔지컬에 주제를 입력해 순서 뼈대 잡기

먼저 좌측 도구 툴의 [Generate additional ideas] 버튼을 클릭해 주세요. [상황1]과 똑같은 팝업창이 뜨는데요. 여기서 프로세스로 나타내고 싶은 과정을 작성한 후 [Flowchart] 버튼을 체크해 제작 버튼을 눌러줍니다.

① 윔지컬에 주제를 입력해 순서 뼈대 잡기
 

① 윔지컬에 주제를 입력해 순서 뼈대 잡기

 

② 나에게 맞게 내용 수정하기

바로 위 그림과 같이 전체적인 과정이 한눈에 보기 좋게 제작된 것을 확인할 수 있어요. AI를 통해 뼈대를 쉽게 만들었으니 이제 나에게 맞게 수정하면 돼요. 수정하고자 하는 도형을 누르면 상단에 도구 툴이 뜨는데요. 텍스트 내용을 수정하거나 링크를 연결할 수 있습니다. 또 글꼴, 도형의 색과 모양을 변경할 수 있어요.

 

 

② 나에게 맞게 내용 수정하기
 

 

③ 팀원들과 공유하기

이렇게 도식화된 과정은 오른쪽 위 [Share] 버튼을 누르면 팀원을 초대해 함께 확인할 수 있습니다. 또는 그 옆에 있는 공유하기 버튼을 눌러 링크로 전달하거나, 이미지로 다운받는 등 원하는 방법으로 전달할 수도 있어요. 내가 일을 인계받는 상황이라면, 이 페이지를 즐겨찾기 해두고 필요할 때마다 꺼내보기 좋겠죠? 

 

③ 팀원들과 공유하기

 

 

 

 

 

[상황3] 챗GPT 답변 내용을 마인드맵으로 정리하고 싶어요!

🤖: 챗GPT와 윔지컬을 연결하면 마인드맵으로 답변해 드려요.

 

💡이럴 때 윔지컬을 활용하세요!


AI 업무 활용법을 열심히 읽고 계시다면 챗GPT는 기본으로 사용해 보셨을 거예요. 챗GPT는 여러 정보의 나열된 형태로 답변해 주곤 하는데요. 이렇게 얻어낸 방대한 정보를 한눈에 파악하고 싶을 때, 윔지컬을 연결해 마인드맵으로 나타낼 수 있어요. 챗GPT와 윔지컬을 아주 간단하게 연결해 답변을 얻는 방법을 알려드릴게요.

💡구체적인 상황으로 예시를 들어볼게요.

 

직장인 C씨는 평소 업무에 챗GPT를 자주 사용하고 있습니다. 오래 기억할 내용은 답변을 긁어 메모장 파일이나 개인 문서에 저장하고 있지만, 방대한 양의 경우 한눈에 보기 좋게 정리하고 싶다고 생각했어요. 윔지컬을 통해 마인드맵으로 답변을 정리할 수 있다는 것을 알고 사용해 보기로 합니다.

 

① GPT 탐색을 눌러 윔지컬과 연결하기

챗GPT 홈페이지에서 로그인하면 좌측 메뉴에서 [GPT 탐색]을 확인할 수 있는데요. 이 메뉴를 눌러보면 추천에 [Whimsical Diagrams]가 뜨는 걸 볼 수 있습니다. 혹시 추천에 뜨지 않는다면 검색으로도 찾을 수 있답니다. 윔지컬을 클릭해 뜨는 팝업창에서 [채팅 시작]을 눌러주세요.

① GPT 탐색을 눌러 윔지컬과 연결하기

 

① GPT 탐색을 눌러 윔지컬과 연결하기

 

② 챗GPT에 질문하고 마인드맵으로 답변 얻기

평소 챗GPT와 대화하던 것처럼, 답변을 얻고 싶은 내용을 먼저 입력해 주세요. 아래 예시에서는 "대한민국 반도체 회사 종류와 특징을 알려줘"라고 작성해 봤어요.

 

② 챗GPT에 질문하고 마인드맵으로 답변 얻기

 

이미 윔지컬과 연결되어 있기 때문에 요청하지 않아도 "이 정보를 시각화하면 이해가 더 쉬울 것 같습니다. 이를 기반으로 마인드맵을 만들어 보여드리겠습니다."라는 답변과 함께 마인드맵이 생성되는 걸 볼 수 있어요.

 

 

② 챗GPT에 질문하고 마인드맵으로 답변 얻기

 

 

답변으로 나온 마인드맵 하단에 [View or edit this diagram in Whimsical] 버튼을 누르면 윔지컬 편집창으로 자동으로 연결돼요.

 

 

② 챗GPT에 질문하고 마인드맵으로 답변 얻기

 

 

③ 마인드맵 수정하거나 합치기

윔지컬 편집창으로 이동하기 전에, 챗GPT의 답변 내용을 수정하고 싶으면 "OOO을 수정해줘" 혹은 "OOO을 추가로 알려줘"와 같은 요청을 하면 됩니다. 결과로 또 다른 마인드맵을 하나 그려줬을 경우, "두 마인드맵을 합쳐줘"라고 요청해 보세요. 채팅창 속에 있는 마인드맵 2개가 합쳐져 하나의 마인드맵이 생성돼요.

 

아래 예시에서는 "회사 중 삼성전자에 대해 조금 더 자세히 설명해서 마인드맵을 그려줘"라고 요청했어요.

 

 

③ 마인드맵 수정하거나 합치기

 

그럼 아래와 같이 또 다른 마인드맵 하나가 생성됩니다.

 

 

③ 마인드맵 수정하거나 합치기

 

이어서 "첫 번째 마인드맵과 두 번째 마인드맵을 합쳐서 그려줘"라고 요청하니, 두 마인드맵의 정보를 하나로 합쳐 1개의 이미지로 나타냈어요.


 

③ 마인드맵 수정하거나 합치기

 

앞서 소개한 것처럼, 답변으로 얻은 마인드맵을 윔지컬 편집창으로 이동시켜 나만의 마인드맵을 완성할 수 있습니다.

 

③ 마인드맵 수정하거나 합치기

 

 

 

 

 

 

오늘 알려드린 AI 업무 활용법은 어떠셨나요? 윔지컬은 챗GPT에 비해 생소할 수 있지만, 무료로 여러 도구를 사용할 수 있고 직관적으로 구성되어 있어 업무에 편리하게 사용할 수 있을 거예요. 윔지컬과 챗GPT를 연동시켜 마인드맵으로 만들어보는 것도 잊지 마세요! 그럼 다음 시간에도 AI를 업무에 활용할 수 있는 다양한 방법을 정리해 찾아올게요!

🤖 <컴퍼니타임스>의 AI 업무 활용법 시리즈

① 엑셀 초보가 챗GPT로 해결할 수 있는 업무 사례
② 윔지컬로 초간단 도식화 작업하기
 

 

 

장경림 기자 [email protected]