사무실에 전화 울리면 어떻게 받아야 할까?

키보드 두드리는 소리만 들리는 사무실. “따르르릉!” 적막을 뚫고 자리를 비운 옆자리 대리님 전화벨이 울리기 시작하는데…두 번이나 울렸지만 아무도 받지 않는 상황. 전화 공포증 있는데 받아야 할까요? 받으면 뭐라고 말해야 하죠?

전화를 무서워하는 마음, 이해해요. 하지만 회사는 그런 사정을 봐주지 않죠. 우선 벨소리부터 꺼볼까요?

① ‘당겨받기’ 버튼 누르기

-소속과 이름을 밝히며, 전화를 대신 받았다는 걸 알려주세요.“여보세요” 금지🙅‍♂️

-“지금 부재중이라 용건을 말씀해 주시면 메모 전달하겠다”라고 정중히 말해요.

-포스트잇과 볼펜을 준비했다가 발신자의 정보와 용건을 메모하세요. 이름, 소속, 왜 전화했는지를 적어두었다가 전화 주인에게 전달해요.

-상대방이 끊을 때까지 기다린 다음 끊거나, 속으로 3초를 세고 끊어요.

② 전화 주인이 자리에 왔다면 '돌려주기'

-“방금 자리에 오셔서, 전화 돌려드리겠습니다” 하고 발신자에게 말해요.

-수화기 든 채로, ‘돌려주기’ 버튼 → 전화받을 담당자의 내선 번호를 눌러요.

-담당자 전화벨 소리가 울리는 걸 확인한 다음, 조용히 수화기를 내려놔요. 끝!

너무 겁먹지 마세요. 중요한 건 침착함과 배려의 태도! 이 두 가지만 지키면 전화 업무가 수월해질 거예요.