비즈니스

‘보내기’ 클릭 전 확인! 비즈니스 이메일 작성법

[쌩신입 완벽 적응 가이드] 6. 메일 작성법 '이것'만은 알아두자

2023. 03. 13 (월) 13:00 | 최종 업데이트 2024. 03. 22 (금) 20:41
팀장 : 아리씨, CC 걸어서 보내준 메일요. 첨부 파일이 없더라고요.
아리 : (당황하며) 죄송합니다. 지금 다시 보내드리겠습니다!
신입사원 아리 씨에게 유독 떨리는 순간이 있습니다. 바로 메일 ‘보내기’ 버튼을 누를 때인데요. 메일을 작성하며 벌써 여러 번 실수했거든요. 한 번은 제목을 “안녕하세요”라고 적었다가 지적 받았는데, 오늘은 첨부 파일을 누락하고 만 거죠. 메일 쓰는 법을 따로 배우지도 않았는데 척척 잘 쓰는 동료들이 신기하기만 한데요.

아리 씨뿐만 아니라, 비즈니스 이메일 작성은 신입사원이 공통적으로 어려워하는 업무로 손꼽힙니다. 그렇다고 피할 수도 없는 일인데요. 메일로 소통할 때 장점이 크기 때문이죠. 분명하게 내용 전달을 할 수 있고, 여러 내용을 한 번에 정리할 때 편리합니다. 또 업무 히스토리를 보관할 수 있죠. 소통한 내용이 모두 기록으로 남으니까요. 공유도 ‘전달’ 버튼만 누르면 되니, 손쉽고요. 

이런 메일의 장점을 누리기 위해서는, 먼저 비즈니스 메일 작성에 익숙해지는 게 좋겠죠? 사회초년생의 슬기로운 직장 생활을 안내하는 ‘쌩신입 완벽 적응 가이드’ 시리즈. 이번 시간에는 비즈니스 이메일 작성법을 정리했어요.
① 제목은 목적과 내용이 드러나도록

메일 커뮤니케이션의 첫 단계는 메일 제목이에요. 제목에 다짜고짜 ‘안녕하세요’부터 쓰려 했다면, 잠깐! 메일함 목록을 다시 봅시다. 메일 내역만 수없이 쌓여있죠? 상대는 그중 나와 주고받은 메일을 빠르게 찾고자 할 텐데요. 그럴 때 눈이 먼저 가는 곳은 메일 제목일 거예요. 

비즈니스 메일은 분명한 목적을 갖고 작성합니다. 제목에서부터 용건을 알려주세요. 내용을 짐작할 수 있도록요. 상대에게 처음 보내는 메일이라면 눈에 띄기도 훨씬 쉽고요. 메일로 소통이 이어진다면, 다시 확인할 때 책갈피 역할도 되어줍니다.

제목 머리에는 대괄호로 소속을 적어보세요. 그러면 발신인을 더욱 명확하게 드러낼 수 있어요. 사내에서 소통할 경우 ‘[보고], [요청]’ 등으로 용건을 적는 것도 상대를 위한 배려가 될 수 있어요. 메일 제목은 최대한 간결하고 명확하게 쓰는 것이 핵심입니다. 다음은 메일 제목의 예시예요.
메일 제목의 나쁜 예
안녕하세요. 병아리입니다. ☞ 인사 대신 메일의 목적을 드러내자
병아리입니다. 확인 부탁드립니다. ☞ 확인할 내용을 명확하게 적자

메일 제목의 좋은 예
[잡플래닛] 1분기 PR 기획서 전달드립니다. ☞ 소속과 전달할 내용이 분명하다
[요청] 2023년 상반기 실적보고서 요청의 건 ☞ 요청할 사항을 명확하게 밝혔다
② 비즈니스 이메일은 편지가 아니다 “내용은 이렇게”

처음 메일을 쓸 때 고민되는 것 중 하나가 첫 인사입니다. 공적으로 목적을 갖고 소통하는 만큼 친절하게 인사하되, 메일 내용을 명확하게 드러내야 해요. 편지를 쓰듯 구구절절 작성하는 건 금물!

먼저, ‘소속’과 ‘이름’을 정확히 밝힙니다. 상대방이 나의 메일을 처음 받거나, 동료가 하던 일을 이어받았다면 상세한 자기소개로 예의를 갖추는 게 좋아요. 받는 사람의 이름과 소속도 틀리지 않고 잘 적었는지 함께 확인해 주세요. 사소한 오타가 인상을 좌우할 수 있답니다. 

본격적으로 메일 내용을 작성할 때는 ▲두괄식으로 ▲필요한 내용만 작성해 주세요. 전달하고자 하는 내용은 뭔지, 해야 할 일과 회신이 필요한 내용은 어떤 건지 말이죠. 한눈에 내용이 파악될 정도로요. 여러 내용을 담다 보면 메일이 길어질 수밖에 없는데요. 이때 볼드체, 숫자 등 서식을 활용해 가독성을 높여주면 한층 더 좋습니다. 

(왼쪽) 메일 서식을 활용한 메일 (오른쪽) 편지처럼 작성한 메일
왼쪽 메일의 가독성이 훨씬 좋다.
친근함의 표시로 사용한 이모티콘은 메일에서는 마이너스 요소가 될 수 있어요. 조직의 분위기에 따라 다를 수 있겠지만, 일반적인 비즈니스 매너로 ‘^^’나 ‘ㅠㅠ’, ‘ㅎㅎ’ 등의 일상적인 메신저 용어는 자제하는 것이 좋습니다.

마무리할 때는 회신이 필요한 내용과 날짜가 정해진 사안을 요약해 정리해 주세요. 첨부파일이 있다면 간단히 언급해주면 더욱 좋고요. 마지막은 “감사합니다”로 마치면 좋습니다.
③ 수신자, 파일, 오탈자는 여러 번 확인해도 모자라지 않다!

제목과 내용을 꼼꼼하게 작성했다면, 보내기 버튼을 누르기 전 받는 사람(TO), 참조(CC), 숨은참조(BCC)를 목적에 맞게 제대로 추가했는지 체크해 보세요. 실수를 방지하기 위해서요. 

받는 사람은 말 그대로, 내가 쓰는 메일을 받을 당사자를 말해요. 참조받는 사람 외에 다른 사람을 지정해 함께 발송하는 것인데요. 주로 관련 팀원도 함께 메일을 받을 수 있게 해서 일의 맥락을 공유하고, 기록을 남기고자할 때 사용해요. 

숨은참조는 받는 사람 외 타인에게 발송한다는 점은 참조와 동일합니다. 단, 받는 사람 외에 누가 함께 메일을 받는지는 다른 사람에게 보이지 않아요. 상대방도 메일을 받았는지 모르게 하고 싶은데, '숨은 참조'에 넣어야 할 사람을 실수로 '참조'로 넣는다면, 파국이 빚어질 수도 있으니 발송 전 확인은 필수겠죠? (☞참조는 CC, 숨은참조는 BCC, 무슨 뜻이야?)

메일 수신자는 '받는 사람', '참조', '숨은참조'로 설정할 수 있다.
 
수신인 설정하기 TIP
-메일 주소에 오타가 없도록 꼼꼼하게 확인해 주세요.
-일단 내용을 모두 작성한 뒤, 최종 단계에서 수신자, 참조, 숨은참조를 기입하면 좋아요. 
-숨은참조에 자신을 넣어 메일의 발신 상태를 확인하는 것도 좋은 방법이에요.

일을 하다 보면 메일로 파일을 주고 받는 일도 많죠. “파일을 확인해 주세요”라고 적었는데, 첨부된 파일이 없다면 상대는 무척 당황스러울 거예요. 검토 단계에서는 올바른 첨부파일이 최종 버전으로 들어갔는지 확인해 주세요. 참고로, PDF 형식으로 첨부하면 어느 기기나 운영체제에서도 똑같은 양식으로 확인할 수 있습니다. 파일의 제목이 깔끔한지 확인하는 것도 중요해요. 나만 알고 있는 제목, ‘병아리 수정_최종_최최종_최수종’이면 안 되겠죠?

마지막으로 오탈자가 있진 않은지 체크해 줍시다. 앞서 말한 수신자의 이름, 회신이 필요한 사항, 날짜도 맞는지 꼼꼼하게 확인하고요. 일정이 촉박한 경우, 메일을 보내고 전화나 메신저로 보냈다는 사실을 간단히 알려주는 것도 좋습니다.
 
메일 보내기 전 체크리스트

1. 제목에서 목적을 명확하게 드러냈나요?
2. 인사와 함께 나의 소속을 밝혔나요?
3. 상대방의 이름과 소속을 정확하게 적었나요?
4. 내용을 빠짐없이 작성했나요?
5. 가독성 좋게 작성했나요? 숫자와 서식을 활용해 보세요.
6. 첨부파일은 올바르게 넣었나요?
7. 오탈자가 없는지 체크했나요?
8. 수신자, 참조, 숨은참조 주소를 정확하게 입력했나요?
9. 회신이 필요한 사항을 정확하게 언급했나요?
오늘은 비즈니스 메일을 작성할 때 체크해두면 좋을 매너를 정리해봤는데요. 위의 체크리스트를 참고해 실수 없이 메일을 작성해 봅시다. 다음 주에도 슬기롭게 직장생활을 이어갈 수 있도록 <쌩·완·가> 시리즈는 더 유용한 내용을 담아 찾아올게요!
⭐다음 화 예고⭐

외부 미팅이 있는 날!
아리 씨는 평소보다 깔끔한 복장을 입고,
명함을 두둑하게 챙겼습니다.

하지만, 처음 나가보는 미팅을 앞두고 덜덜덜 떨고 있어요.
아리 씨에게 어떤 비즈니스 미팅 예절을 알려주면 좋을까요?
장경림 기자 kyunglim.jang@companytimes.co.kr

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