퇴근이 빨라지는 '회의록' 작성 비결

동료 : 아리씨 오늘 안에 회의록 공유 부탁해요~
아리 : 네, 퇴근 전까지 공유하겠습니다. 조금만 기다려주세요!

‘도대체 회의록 작성을 몇 시간째 하는 거야…’

신입사원 아리 씨는 회의가 있는 날마다 고민스럽습니다. 회의록 작성에 많은 시간을 쓰기 때문인데요. 회의 시간엔 내용을 놓칠까봐 긴장하기 일쑤고, 시간을 들여 꼼꼼히 작성해도 틀린 내용이 있다는 피드백을 받으면 풀이 죽고 맙니다. 게다가 회의록을 잘 써야 하는 이유도 깨닫지 못해 일할 의욕이 나지 않죠. 다같이 회의 시간에 들은 얘기, 각자 정리했을 텐데, 회의록을 왜 또 따로 정리하라는건지…각자 알면 되는거 아닌가요? 

막 입사한 사회초년생이라면, 회의록을 작성하는 일이 많을 텐데요. 혼자 보는 용도라면 간단히 쓰겠지만, 모두에게 공유할 만큼 보기 좋게 정리까지 해야 하니 걱정부터 앞설 거예요. 그래도 희망적인 건, 회의록은 잘 쓰면 '그 신입 일 잘하더라' 널리 인정받을 수 있는 업무란 거죠. 

사회초년생의 슬기로운 직장 생활을 안내하는 ‘쌩신입 완벽 적응 가이드’ 시리즈. 이번 시간에는 회의록의 필요성을 알아보고, 회의록 작성을 보다 쉽게 할 수 있는 방법을 정리해봤어요.

① 회의록 = 회의가 수다로 끝나지 않는 방법

회의를 한바탕 한 후, “그래서 우리 뭐 해야 해?”라며 도돌이표를 그린 경험, 다들 한 번쯤은 있으시죠? 회의는 늘 모인 ‘목적’이 존재합니다. 주제에 따라 의견을 공유하고, 업무 방향을 결정할 중요한 사안이 오가죠. 따라서 회의의 내용은 무엇이었고, 그래서 결론이 어떻게 나왔는지, 이후 각자의 역할은 무엇인지 글로 명확하게 정리해둘 필요가 있어요. 수다로 끝나지 않도록요.

결국 회의록의 목적은 기록, 공유, 실행이라고 말할 수 있어요. 회의록을 쓰면 내용과 결과가 도출된 과정을 요약해 볼 수 있습니다. 기록하지 않은 말은 증발해버리지만, 작성해 두면 업무를 파악할 참고 자료가 생겨요. 회의에 참석하지 않은 사람에게 공유하면 참석한 것처럼 일의 흐름을 따라잡을 수 있고요. 결정된 사항에 추진력을 더해주기도 하는데요. ‘누가 무엇을 한다’라고 적혀 있으면, 실행할 확률이 훨씬 높아지니까요.

조직마다 회의록을 쓰는 방식은 조금씩 다를 거예요. 회사가 공통으로 사용하는 양식에 쓸 수도, 간단히 메모로 작성할 수도 있죠. 다만, 회의록은 공유의 성격이 있기 때문에 누가 읽어도 핵심을 파악할 수 있도록 깔끔하고 정확하게 작성하는 것이 중요해요.

이렇게 핵심적인 내용을 요약해 적는 습관을 길러 두면, 사회초년생에게는 성장의 기회가 될 수 있어요. 직장생활을 하며 중요한 내용을 파악해 정리하는 비즈니스 글쓰기 능력은 필수거든요. 또 내가 속한 조직의 업무 내용을 흡수할 기회가 되고요. 사회초년생 시기에는 회의록 작성을 단순히 받아적는 시간이 아닌, 성장의 기회로 삼고 임해보세요.

② 일이 일을 만들면 안 된다! ‘효율적인 회의록 작성법’

‘회의는 1시간인데 회의록 작성은 3시간?’

회의보다 회의록 정리가 더 오래 걸리는, 배보다 배꼽이 더 큰 상황. 회의록 작성이 처음이라면 충분히 생길 수 있어요. 사실 회의 중에 많은 내용을 적어두지 않으면, 회의록을 완성하는 건 불가능에 가까워요. 그렇다고 토씨 하나 빠뜨리지 않고 적자니, 녹취록을 정리하는 것도 아닌데 ‘이게 맞나?’ 싶고요. 불꽃 튀는 대화의 속도를 따라잡기도 어려운 일입니다.

회의록 작성에 앞서 이런 마음가짐을 취해 보세요. ‘회의 중에 최대한 초안을 작성한다. 회의 후에는 가능한 빨리 완성한다’라고요. 회의가 회의록이라는 또 다른 일을 만들기 위해 존재하진 않으니까요. 따라서, 회의 전과 회의 중에 최대한 초벌 작업을 해주는 것이 좋습니다.

◇ 회의록, 미리 갖춰 놓으면 일이 쉬워진다

회의 중에 회의록 초안을 완성하기 위해서는 미리 형식을 갖추는 것이 좋습니다. 회사의 공통 양식이 없다면, 나만의 회의록 형식을 만들어 반복해서 사용해 보세요. 미리 채울 수 있는 요소는 모두 채우고, 회의 중엔 내용만 받아 적으면 되니까요.

회사마다 조금씩 다르겠지만, 회의록 속 갖춰야 할 양식으로는 ▲참석자 ▲일시 및 장소 ▲목적 및 목표 ▲주제(agenda) ▲회의 내용 ▲결론 및 합의 ▲해야할 일과 마감일 정도로 정리할 수 있습니다. 특히 결론 및 합의로 회의 내용으로 한번 정리하고, 해야 할 일과 마감일을 적어두는 건 중요해요. 그래야 다음 회의까지 일이 진척된 상태로 모일 수 있겠죠?

◇ 회의록 정리 까먹지 말고, ASAP 정리!

회의 후에는 최대한 빨리 내용을 정리하는 게 좋습니다. 회의록 정리를 최우선으로 해서 말이죠. 회의록도 복기와 같아서 빨리 정리할수록 대화 내용이 잘 기억나고, 정리하는 시간도 줄어들 수 있어요. 헷갈리는 말이 있다면, 발언자에게 직접 확인하기도 수월하죠.


◇ 중요하거나 어려운 자리라면 녹음을 활용하자

사안이 위중하거나, 사용하는 단어가 낯선 회의에 참석하는 경우도 생깁니다. 긴장으로 제대로 받아 적지 못할 때가 있죠. 이런 자리에서는 녹음을 활용해 보세요. 참고로 녹음 당사자가 대화에 참여할 경우 불법이 아니기 때문에, 회의록 작성을 위한 용도로 사용할 수 있어요. 녹음 파일은 '네이버 클로바노트' 등 음성 기록 툴을 사용하면 빠르게 텍스트로 정리할 수 있답니다.

③ 회의가 시작된다면? 내용은 이렇게 작성해 보세요!

회의록 형식을 갖추고 기초 정보를 미리 입력해 뒀다면, 실제 회의에서 내용만 집중적으로 기록하면 됩니다. 회의가 시작되면 누가 어떤 말을 했고, 각 주제에 대해 주요 의견이 무엇인지 최대한 받아적는 것이 좋습니다. 내가 알아볼 수 있게끔 대충 적어도, 빠르고 정확하게 많은 정보를 남겨두는 것이 좋아요. 내용이 누락되면 오해의 소지가 생길 수 있으니까요.

어떤 목적이나 큰 주제로 모였지만, 보통 회의는 굵직한 소주제로 흐름이 나뉘기 마련이에요. 가령 신제품을 런칭한다면 ①일정, ②패키지 디자인, ③제조 공정, ④마케팅 등으로 카테고리화해서 적어둘 수 있겠죠. 한 주의 이슈를 정리하는 주간회의라면 이슈별로 소주제를 나누거나, 화자별로 기록할 수도 있고요. 받아적을 땐 굵직한 소주제별로 문단을 나누고, 알아볼 수 있도록 따로 표시를 해주세요. 이때 글머리 기호나 숫자 등 서식을 손쉽게 사용할 수 있는, 손에 익은 툴만 잘 활용해도 정리가 배로 수월해집니다. 저장 버튼이 따로 필요 없는 '구글 닥스 문서'를 활용하면 좋아요.

회의 후 정리할 땐 논의에 대한 핵심 의견만 남겨주세요. 회의록을 작성할 때 가장 많이 하는 실수 중 하나는 '모든 내용을 그대로 받아 적는 것'입니다. 길게는 몇시간씩 이어진 회의에서 주고 받은 말이 모두 적혀있는 회의록을 상상해보세요. 보는 사람 입장에서는 한숨이 나오지 않겠어요? 회의록은 녹취록이 아니거든요. 잘 작성된 회의록은 논의의 '핵심'을 정확하게 담아 논의의 과정과 결과를 한눈에 알 수 있도록 하죠. 

필요 없는 군더더기 표현은 삭제하고요. 합의한 내용이 무엇인지, 다음 회의까지 누가 무엇을 해야 하는지 깔끔하게 정리한다면 모두에게 칭찬받는 회의록이 완성될 거예요. 혹시 헷갈리는 내용이 있다면 한 번 더 여쭤보세요. 자신의 말이 잘못 전달되길 바라는 사람은 없으니까요. ‘하신 말씀을 정확하게 남기려고 하는데, 제가 적은 내용이 맞는지 한번 확인 부탁드려도 될까요?’라고 묻는다면 누구든 친절하게 대답해 주실 거예요.

오늘은 회의록 작성으로 애를 쓰고 있는 사회초년생을 위해, 회의록 작성 꿀팁을 정리했는데요. 조금이라도 익혀둔다면 회의가 있는 날에도 효율적으로 일하고 칼퇴까지 가능할 거예요! 다음 주에도 슬기롭게 직장생활을 이어갈 수 있도록 <쌩·완·가> 시리즈는 더 유용한 내용을 담아 찾아올게요!

⭐<쌩신입 완벽 적응 가이드> 지난화 보기⭐

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장경림 기자 kyunglim.jang@companytimes.co.kr