"비즈니스 미팅에서 이렇게 했다고? 그래서 망한거야…"

전국에 계신 신입사원 여러분, <쌩·완·가>와 함께 입사 초기를 무탈히 건너가고 계신가요? 온보딩이 어느 정도 이뤄지고 나면, 차츰 대외 업무를 하나씩 맡게 되는데요. 거래처나 고객사 등 외부와 대면 미팅을 해야할 때도 있죠. 미팅이 매우 잦은 업종과 직무도 있고요.

비즈니스 미팅은 본인이 속한 회사의 인상을 좌우할 수 있기에, 매너있게 임하는 게 중요한데요. 몇 가지 기본적인 사항만 잘 지켜도 상대방에게 좋은 이미지를 심어줄 수 있답니다.

비즈니스 미팅에 내가 따라가기만 하면 자꾸 영문 모를 갑분싸가 펼쳐진다고요? 어떻게 해야 분위기를 망치지 않고 ‘센스갑!’ 소리가 절로 나오는 미팅이 될 수 있는지, 비즈니스 미팅 매너 꿀팁만 쏙쏙 뽑아 알려드릴게요!

① 미팅 일정은 냅다 정해서 통보하기? 아니 되오!

여러 사람이 참석하는 미팅은 일정을 잡는 것부터 난관이죠. 모든 사람의 업무 캘린더를 다 확인할 수도 없는 노릇이고요. 이럴 땐 먼저, 미팅 참석자 중 가장 윗사람에게 후보 일정을 2~3개 정도 받아보세요. 나머지 참석자들에게는 후보 일정별 참석 가능 여부를 회신해달라고 하면, 가장 많은 사람이 참석할 수 있는 날짜를 추릴 수 있습니다.

회의 시간도 참석자들의 일정을 고려해 정하는 게 가장 좋은데요. 직접 시간을 정해야한다면, 이른 오전이나 퇴근 무렵은 되도록 피해주세요. 특별한 이슈가 없다면 오후 2시에서 5시 사이로 약속을 잡는 편이 가장 무난합니다. 

일정이 정해졌다면, 참석자들에게 정해진 내용을 메일로 공유해주세요. 일정과 장소뿐 아니라, 미팅 어젠다(Agenda, 의제)와 참석자 명단을 적어주면 좋아요. 필요한 경우에는 주차시설이나 방문등록 절차 등을 함께 안내해주시고요.

② 미팅 준비물: 패기와 열정…? No!

모든 미팅에는 목적이 있어요. 보고, 제안, 영업, 계약 등 상황은 저마다 다르겠지만, 미팅 목적에 맞는 준비를 철저히 해야 합니다. 빈손으로 미팅에 참석하면 성의 없는 태도로 비칠 수 있어요. 미팅 성과에도 부정적인 영향을 끼치고요.

참석자들이 함께 살펴봐야할 문서가 있다면 인원수에 맞게 출력해가세요. 자료가 여러 개라면, 중요도가 높은 어젠다와 관련된 자료를 제일 위로 오도록 정리해 철하는 것이 좋습니다. 뒤로 갈수록 참석자들의 집중도가 떨어지기 때문에, 중요한 논의부터 순서대로 회의를 진행하는 경우가 많거든요.

미팅 장소에는 약속시간 10분 전에 도착할 수 있도록 합니다. 상대방의 사무실에 방문하는 상황이라면 너무 이르게 도착해도 예의에 어긋날 수 있어요. 대기할 장소가 마땅치 않으면 응대하기 곤란하거든요. 피치 못할 사정으로 제때 도착할 수 없다면, 상대방에게 미리 연락해 늦는 이유와 예상 도착시각을 알려주세요.

③ 명함, 주머니 속에 꼬깃꼬깃? (이마짚..)

처음 만나는 미팅 상대라면 반드시 거쳐야 하는 관문이 있어요. 바로 명함 교환인데요. 명함은 구겨지거나 오염되지 않도록, 지갑 속 깨끗한 공간 혹은 명함케이스에 넣어두세요. 모자라지 않도록 항상 여러 장을 여유있게 챙겨 다니는 편이 좋습니다. 

미팅 장소에 도착했다면,  자리에 착석하기 전에 먼저 일어서서 명함을 주고 받아요. 보통은 하급자가 상급자에게 먼저 명함을 전달하는 순서로 명함을 교환합니다. 상대방이 내용을 바로 읽을 수 있게 명함의 방향을 돌려서 양손으로 건네는 것이 기본이고요. 동시에 명함을 교환할 땐, 오른손으로 주고 왼손으로 받습니다. 명함을 건네는 동시에 말로도 간단하게 소속과 이름을 소개해주세요.

받은 명함을 제대로 살펴보지도 않고 지갑이나 자켓 안주머니에 쓱 넣어버리는 분들도 간혹 있는데요. 명함에 적힌 내용을 앞뒤로 잘 살펴본 뒤, 테이블 위에 올려두는 것이 예의입니다. 여러 명의 명함을 받았을 때는 앉아있는 순서대로 명함을 정렬해주세요. 명함에 적힌 이름과 직위를 틈틈이 살필 수 있어, 호칭 시 실수를 방지하기에 좋습니다. 단, 미팅이 끝난 뒤에는 명함을 두고 가는 불상사가 발생하지 않도록 잘 챙겨주시고요.

본격적인 미팅 어젠다에 대한 얘기에 돌입하기 이전에, 얼어붙은 분위기를 녹여주는 아이스브레이킹으로 대화를 시작하면 한결 편안한 분위기에서 미팅을 진행할 수 있는데요. 마땅한 주제를 떠올리기 힘들다면, 명함에 적힌 영문 닉네임 혹은 사무실 위치 등을 가볍게 언급하거나 명함 디자인에 대한 칭찬을 건네보는 것도 좋아요.

④ 트럼프식 악수는 제발 멈춰!

어느덧 미팅을 마칠 시간입니다. 보통 윗사람이 자리를 마무리 짓는 몇 마디를 던지고 난 뒤, 자연스레 몸을 일으키게 되는데요. 이때 윗사람보다 먼저 몸을 일으키는 것은 예의에 어긋납니다. 분위기를 잘 살피면서, 상급자들이 자리에서 일어나면 함께 움직이세요. 앉았던 자리는 휴지조각 등이 지저분하게 굴러다니지 않도록 깔끔하게 뒷정리해주시고요. 사용한 프로젝터나 마이크 등의 회의 장비도 제자리에 가져다두도록 합니다. 

헤어지기 전에 악수를 하는 경우도 많은데요. 윗사람에게 먼저 악수 제의를 하는 건 예의에 어긋나요. 상대방이 불편할 정도로 손을 세게 맞잡거나, 오래 흔들거나, 혹은 느슨하게 손끝만 잡는 등의 행동도 예의에 맞지 않으니 유념하세요.    


오늘 알려드린 내용을 바탕으로 미팅에 임하면, 분명히 상대방에게 좋은 인상을 남길 수 있을 거예요. 아참, 신입사원이라면 미팅에 참석했을 때 반드시 챙겨야 할 부분이 한 가지 더 있는데요. 회의록을 꼼꼼하게 작성하는 거죠. 누가 봐도 요점이 눈에 확 들어오게 회의록을 작성하는 노하우, 다음 이 시간에 알아볼게요. 다음주를 기대해주세요!

⭐다음 화 예고⭐

"아리 씨, 어제 진행한 미팅 회의록 정리 됐나요?"

회의내용을 나름 열심히 받아적었다고 생각했는데
메모를 다시 살펴보니, 남이 휘갈긴 낙서를 보는 기분이에요.
녹취록처럼 일일이 적자니 내용도 너무 방대하고요.

회의록, 대체 어떻게 써야 하는 걸까요?

⭐<쌩신입 완벽 적응 가이드> 지난화 보기⭐

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박지민 기자 jm.park@companytimes.co.kr