보고서 제출하니 '보노보노PPT'래…왜죠?

동료 : 보고서를 내일까지 완성하라니... 시간이 너무 부족한데요?
아리 : 일단 뭐부터 적어야 할지 너무 막막해요...

신입사원 생활 중 일이 ‘덜컥’ 주어졌다고 느낄 때가 있습니다. 가령 계획이나 현황, 결과를 정리하는 ‘보고서’를 작성하는 경우가 그러한데요. 어려운 상사에게 보고하는 경우 부담감은 커지고, 시간이 부족하면 단순히 '보고하기 위한' 보고서가 탄생하기도 합니다.

아리 씨처럼 많은 직장인분이 보고서를 쓰며 희로애락을 겪고 계실 거예요. 작게는 ‘원 페이퍼’ 보고서부터 장기 프로젝트를 위한 기획서까지. 문서로 정보를 보고하는 일은 직장인과 떼려야 뗄 수 없는 숙명과도 같죠. 학생 때부터 수많은 문서를 작성해 왔지만, ‘좋은 보고서’란 무엇인지 제대로 배운 적은 없어 더 막연한 심정일 겁니다. 문서를 만드는 게 익숙하지 않다면 무지개 그라데이션 배경에 궁서체로 쓴 '보노보노PPT'가 내 이야기 같을지도 모르고요.

수많은 보고서에 각기 다른 노하우가 있겠지만 보고용 문서를 아울러, 염두에 두면 좋을 몇 가지 노하우가 있어요. 신입사원의 든든한 지침서가 되어줄 ‘쌩신입 완벽 적응 가이드’ 시리즈. 이번 시간에는 보고서를 작성할 때 필요한 태도와 작성법을 정리해봤습니다.

① 왜 쓰는지 알아야, 쓰임 있는 보고서가 나온다.


일을 잘 하는 사람은 ‘왜’와 ‘어떻게’를 분명하게 정한다고 합니다. 주어진 일을 쳐내느라 수동적으로 일하고 있는 사회초년생이라면 생각해볼 태도인데요. 보고서 작성에서도 해당하는 말이에요. 작성하기에 앞서 ▲보고서의 목적(왜)이 무엇인지 먼저 생각한 뒤 ▲채울 내용을 정리하고 ▲적합한 문서 형식(어떻게)을 고민해 보세요.

보고서는 읽는 대상과의 대화라고 할 수 있어요. 그 속에는 설득, 제안, 분석, 공유 등 어떤 의도와 목적을 반드시 지니고 있거든요. 목적에 따라 기획서, 제안서, 보고서 등 이름을 붙이고, 모양새나 형식이 달라지죠. 보고서의 목적을 제대로 파악하지 못한다면, 보고받는 사람이 필요 없는 내용을 정성스럽게 조사하고 있을지도 몰라요.

예를 들어 ‘경쟁사 서비스 비교’라는 보고서를 작성합니다. 상사가 '보고서'로 정리를 요청한 이유가 있을 거예요. 그 이유를 파악해 ①경쟁사 비교 정보가 왜 필요한지 ②어떤 내용을 비교해서 보여줘야 할지 ③비교하기 가장 적합한 문서 형식은 무엇일지 순서로 고민을 시작하는 거죠. 

보통 경쟁사를 비교하는 목적은 업계 상황을 한 눈에 파악하기 위함일 텐데요. 자사의 부족한 기능이나 서비스를 개선하기 위한 목적이라면 경쟁사의 서비스를 보다 자세히 분석하는 게 도움이 되겠죠. 새로운 서비스에 도전하기 위한 시장 조사의 목적이라면 최대한 많은 사례를 넣는게 좋을 거고요. 이때 내용이 이미지가 많다면 PPT를, 많은 글이 필요하다면 문서 형식을 고려하면 되겠죠.

보고서의 목적을 파악하기가 쉽지 않을 수도 있는데요. 무작정 자료 조사부터 하기보단 요청자에게 정확한 의도를 여쭤보거나, 사수와 의견을 나누어 보세요.(질문을 잘하고 싶다면☞내가 일을 못하는 이유, 질문할 줄 몰라서?!) 시간과 노력을 들여 전혀 다른 의도로 완성하는 것보다, 질문과 중간보고를 통해 내용을 공유하는 게 서로에게 좋은 결과를 가져다줍니다.

② 보고서의 '흐름'과 '핵심'을 꽉 잡아라!


학창시절, 같은 수업을 듣는 학생들에게 똑같은 과제가 주어집니다. 발표하는 날이면 누구는 감탄을 자아내는 탄탄한 보고서를, 어떤 이는 “이게 끝이야?”라는 허무한 결과를 만들어 오죠. 이들의 결정적인 차이는 무엇일까요? 물론 멋진 디자인이나, 발표자의 말솜씨도 이유가 될 수 있습니다. 그렇지만 핵심은 목적에 맞는 탄탄한 구성과 흐름이었을 겁니다. 하늘 아래 같은 보고서는 없어요. 목차가 똑같거나 디자인이 똑같은 보고서는 없어도, 읽는 사람을 이해시키는 보고서는 늘 인정받기 마련입니다.

앞서 보고 대상과 작성 목적을 분명하게 했다면, 최적의 구성을 고민해 보세요. 상대의 승낙을 얻어내기 위한 제안서를 작성한다면, 제안 배경과 제안 내용까지 논리적으로 설계되어야겠죠. 결과를 공유하는 보고서라면, 다른 어떤 내용보다도 정리된 결과값이 보기 쉽도록 정리되어야 할테고요. 다음은 보고서의 성격별로 들어가면 좋은 핵심 요소를 정리했습니다.

✅ 제안 및 설득
1. 주장 요약
2. 제안배경, 목적, 현황, 제안내용, 실행방안, 기대효과
3. 예상되는 우려점과 그에 대한 해답
(예시) 제안서, 기획서 등

✅ 분석 및 공유
1. 핵심 요약
2. 작성목적, 사실 및 분석 정리
3. 인사이트 및 시사점
4. 작성자 의견
(예시) 분기별 결과 보고, 현황 보고, 레퍼런스 정리 및 분석 등

보고서의 핵심 내용은 항상 ▲두괄식으로 ▲간결하게 작성해 주세요. 보고서를 읽는 사람은 작성한 사람보다 내용에 대한 이해도가 낮습니다. 또한, 보고를 받는 입장에서 핵심을 빠르게 파악하는 것이 가장 중요하고요. 따라서 중요한 내용은 서두에 언급해주며, 수식어 대신 깔끔한 문장을 사용하는 게 좋아요. 공적인 글쓰기에서 읽는 이를 배려하는 건 꼭 필요한 자세입니다.

③ 보고서 디자인의 본질은? 화려함이 아닌 '가독성'


빼곡한 글과 화려한 색상의 보고서 vs 서식과 시각물을 넣어 한 눈에 내용이 보이는 보고서
상상만 해도 읽기 편한 보고서가 무엇인지는 쉽게 알 수 있습니다. 아무리 좋은 내용을 담고 있더라도 가독성이 떨어진다면 공들여 완성한 보람이 없겠죠. 보고서는 예쁘고 멋진 것보다 깔끔한 디자인으로 보기 좋게 전달하는 것이 중요합니다.

워드, 엑셀, 한글, 구글 닥스, 노션 등 문자가 강조된 툴을 사용할 땐 ▲문단 및 단락 나누기 ▲글머리 기호 사용 ▲줄간격 조정 ▲글자색과 형광펜 등을 통해 가독성을 높여 작성해 주세요. PPT로 보고서를 만들 땐 시각물을 활용하는 것이 좋습니다. PPT 문서에서 메모장처럼 빼곡한 줄글을 기대하는 사람은 없으니까요. "나는 디자인 감각이 없는데..."라고 걱정할 수 있어요. 괜찮습니다. 가독성에 도움을 줄 '최소한의 디자인 요소'만 염두에 둬도 훌륭한 자료를 만들 수 있어요.

예를 들어 보고서에서 ‘팬데믹 이후 매출이 급격히 감소했다’라는 사실을 뒷받침하기 위해 10년간의 판매 개수를 보여주려고 합니다. 왼쪽처럼 단순히 텍스트로 개수를 열거하는 것보다 B보고서처럼 시각물로 표현한다면 2019년에서 2020년으로 변화하는 폭을 보여주기 쉽겠죠. 이처럼 ▲무채색을 기본으로 1~2개의 색상만 사용해 강조하고 ▲표, 도형, 이미지, 차트를 활용해 표현하고 ▲깔끔한 글꼴을 사용한다면 내용을 간결하게 표현할 수 있어요. 깔끔한 글꼴이 필요하다면 네이버가 제공하는 무료 글꼴을 활용해도 좋습니다.

⭐️보고서 작성 TIP!

-목적은 분명하게!
보고서를 쓰는 이유는 결국 '의사결정'을 위해서입니다. 앞으로 어떤 사업을 할지 결정하려고, 이 사업을 계속 할지 말지 결정하려고, 개선 방향을 찾아 시도하려고, 결국은 모든 보고서는 의사결정으로 이어지죠. 보고서가 어떤 의사결정을 위한 자료인지 파악하세요.  

-내용은 한 눈에 볼 수 있게!
보고서는 상사가 봅니다. 긴 시간 공들여 만든 자식 같은 보고서지만, 상사는 하루에도 이런 보고서를 많게는 수십 건씩 보기도 합니다. 그러니 한두 줄 읽었는데 뭔 소리를 하는 건지 모르겠으면 곤란해요. 핵심은 앞부분에 두괄식으로! 없어도 되는 단어나 문장은 빼세요. 문장은 간단하게. 자칫 중언부언 의미 전달이 잘못될 수 있어요. 

-읽는 사람의 수준에 맞게!
보고서 내용에 따라 실무진과 보고를 받는 경영진의 수준은 다를 수 있어요. 특히 연구개발 등 전문적인 내용은 실무진의 수준이 더 높을 가능성이 크죠. 실무진 입장에선 중요하다고 생각해서 기술적인 이야기를 잔뜩 담았는데, 읽는 경영진 입장에선 '그래서 하자는 거야 말자는 거야' 싶을 수 있어요. 보고서는 논문이 아니에요. 경영진과 실무자의 역할은 다르고요. 줄 쳐가며 여러 번 읽어야 이해되는 보고서는 곤란해요. 쉽게, 한 번에 읽히는 게 중요해요. 

지금까지 보고서라는 임무가 덜컥 주어지면 걱정되기만 했나요? 신입사원에겐 모든 일이 버겁고 새롭죠. 그렇지만 일을 잘하기 위한 단순한 방법이 하나 있어요. 모든 일에 앞서 '내가 상대방이라면 동료가 어떻게 일하는 게 좋을까?' 생각해 보는 겁니다. 내가 보고 싶은 보고서는 무엇인지, 내가 함께 보고서를 만들고 싶은 동료는 어떻게 일할지 생각해 본다면, 스스로 좋은 보고서를 작성하는 방법을 터득할 수 있을 거예요.

오늘 알게된 보고서 작성법을 곱씹으며 차근차근 만들어 봅시다. 하나씩 완성하며 나의 업무를 깊게 알게되고, 성장해가는 재미를 찾을지도 모르니까요. 앞으로도 <쌩신입 완벽 적응 가이드>는 매주 월요일 여러분께 꼭 필요한 직장생활 '꿀팁'을 담아 찾아올게요!

⭐<쌩신입 완벽 적응 가이드> 지난화 보기⭐

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장경림 기자 [email protected]