그 신입은 어쩌다 연쇄실수러가 됐을까?

대리 : 아리 씨! 시안 제대로 체크한 거 맞아요? 규격에 맞지 않게 제작됐어요.
아리 : (머뭇거리며) 제가 최종 확인 요청이 온 걸 보긴 했는데…
대리 : 그러니까, 규격이 맞는지 확인했냐구요.
아리 : 음..어...이상 없었던 거 같긴 한데요…
대리 : (답답한듯) 아니, 확실히 대답을 해야 책임 소재를 파악하죠.

이제 조금씩 회사생활에 적응하고 있다고 생각하다가도, 예상치 못하게 터뜨리는 실수에 주눅들고 계신가요? 괜찮습니다. 사람은 누구나 실수할 수 있어요. 신입사원이라면 새로운 환경과 업무에 적응하면서 크고 작은 실수를 일으키는 게 당연하고요. 

그러나 원인을 바로잡지 않으면 '연쇄실수러'가 되고 맙니다. 그러지 않으려면, 실수를 최대한 줄여 나가려고 노력하는 태도는 반드시 갖춰야겠죠. 실수를 반복하는 일도 물론 없어야하겠고요. 가장 중요한 건, 실수한 뒤 올바르게 대처하는 겁니다. 말꼬리를 길게 늘이는 변명은 상황을 더 악화시키기만 할 뿐이에요.

그래서 이번 시간에는 실수를 줄여주는 바람직한 업무 습관, 그리고 실수했을 때 대처 방법에 대해 알아보려고 합니다. 실수할 때마다 ‘나는 왜 이모양이야…’라는 자책으로만 시간을 보냈다면, 특히 오늘의 가이드에 집중해주세요!  

① 해야할 일을 놓치지 말자

신입사원일 때는 중대한 업무를 맡기 보다는, 자잘한 업무를 처리하는 경우가 많은데요. 일의 가짓수가 많을수록 업무를 누락하는 실수가 빈번하게 일어납니다. 행여라도 납기를 반드시 맞춰야 하는 일이라면, 큰 손해로 이어질 수도 있죠. 

업무 리스트를 꼼꼼하게 작성하고, 완료한 일을 하나씩 체크해나가면 업무 누락을 방지할 수 있는데요. 업무를 지시받은 즉시, 캘린더에 마감일을 적고 일을 세부적으로 쪼개어 일정을 분배합니다. 월 단위로 업무 스케줄을 정리했다면, 주 단위로도 틈틈이 일정을 살피며 한 주간의 업무 흐름을 수시로 파악하세요. 

일 단위로는 오늘의 할 일을 시간대에 따라 목록화하는데요. 월/주 단위로는 ‘보고서 작성’이라고만 적었다면, 일일 업무 리스트에는 ‘레퍼런스 서치’, ‘데이터 정리’ 등으로 보고서 작성에 필요한 업무를 보다 상세하게 쪼개어 체크합니다. 이렇게 하면 업무의 디테일을 놓치지 않을 수 있을 뿐더러, 업무 소요 시간을 사전에 예상하고 효율적으로 분배할 수 있어요.

노션, 구글 캘린더, 네이버 캘린더, 타임트리 등의 일정관리 툴을 활용하면 내 스케줄을 쉽게 공유할 수 있고 수정이 간편합니다. 업무 관련 메모를 꼼꼼하게 기록해둘 수 있어, 업무 효율성도 높아지니 적극 활용해보세요.   

② 검토도 업무의 일부! 

‘난 타고나길 꼼꼼하지 못해서…’라고 말하는 분들도 많은데요. 업무 방식을 개선하는 것만으로도 부주의로 인한 실수를 줄일 수 있어요. 특히 더블 체크하는 습관을 들이는 게 좋습니다. 결과물을 한 번 살펴보고 난 뒤, 최종 마감 전에 다시 한 번 살펴보는 거죠. 한 번 검토한 다음 약간의 텀을 두고 다시 한 번 체크하면, 이전에는 보이지 않던 오류를 발견하게 되는 경우가 많아요.

시간 여유가 있을 때만 검토를 진행하는 건 바람직하지 않습니다. 원래 실수는 바쁠 때 터지는 법이니까요. 아까 업무 일정을 세부적으로 쪼개어 관리하라고 말씀드렸는데요. 이때 반드시 ‘검토’도 일정에 포함하도록 합니다. 검토하는 시간까지 미리 계산하여 업무 일정을 짜면, 허겁지겁 마감하느라 오류를 놓치는 사태를 줄일 수 있어요.

뭉뚱그려 ‘검토하기’라고 업무 일정을 적어두는 것보다는 ‘맞춤법 검사’, ‘크로스체크 요청’, ‘시안 규격 체크’, ‘원본 대조 비교’, ‘파일 첨부 여부 확인’ 등 검토 프로세스를 구체적으로 정하고 루틴화하면 더욱 확실하게 습관을 들일 수 있습니다.

③ 집중이 필요한 업무는 별도로 다루자

대부분의 직장인 분들은 동시다발적으로 여러 업무를 맡게 될 때가 많죠. 업무를 멀티로 진행하다 보면 실수가 터지는 경우가 많아요. 따라서, 되도록이면 미션을 하나씩 완수하는 방식으로 업무를 진행하는 게 좋습니다. 그게 어렵다면 하루 중 본인의 집중력이 가장 높은 시간대에 2~3시간은 ‘집중업무시간’으로 지정해보세요. 가장 많은 직장인들이 집중력이 높은 시간대로 <오전 10시30분부터 점심시간 이전>을 꼽았다고 하니, 참고하시고요!

집중업무시간에는 오류를 범할 가능성이 높은 업무를 한 가지씩 몰입해서 진행합니다. 해당 시간동안에는 업무를 수행하는 데 집중할 수 있도록 정기회의 등이 잡혀있는 시간대는 피하는 것이 좋아요. 새로운 일정을 잡을 때도 집중업무시간은 가급적 피해주시고요. 카카오톡 등 개인적인 연락 채널을 잠시 꺼두면 집중력을 높이는 데 도움이 됩니다. 

④ 신속히 보고하고 실수를 인정하자

신입사원일 때는 본인이 실수했는지를 인지조차 하지 못하는 경우가 빈번해요. 그러므로, 업무 진행상황을 상세하게 보고하여 실수가 발생하지 않았는지 상사가 체크할 수 있도록 합니다. 모르는 내용은 넘겨짚지 말고 반드시 물어보시고요. (일잘러는 질문하는 법도 다르다 ☞내가 일을 못하는 이유, 질문할 줄 몰라서?!)

실수를 발견했다면, 주저하지 말고 빠르게 윗선에 보고하세요. 혼자 수습하려다가 문제를 바로 잡을 골든타임을 놓치거나, 사태가 더욱 커질 수 있습니다. 실수를 보고할 때는 어떤 문제가 발생했는지와 더불어 실수가 발생하게 된 경위를 일목요연하게 정리하여 상사가 히스토리를 명확하게 파악할 수 있도록 합니다. 가능하다면 어떻게 수습할 예정인지도 보고해주세요.

상사도 여러분이 아직 업무에 미숙한 신입사원이라는 점을 알고 있습니다. 변명을 늘어놓는 대신, 실수를 인정하고 사과하는 것이 중요합니다. 실수를 인정하지 않고 제대로 사과하지 않으면 문제 해결이 늦어지는 건 물론이고, 사내 인간관계에도 부정적인 영향을 끼칠 수 있어요. 

⑤ 실수를 회고하고 재발 방지하기

실수를 수습하고 나면 더 중요한 단계가 남아있습니다. 왜 실수가 발생했는지 꼼꼼하게 되짚어보고, 재발을 방지하는 건데요. 오류(부주의)로 인한 실수가 발생했다면, 앞서 설명드린 것처럼 검토 프로세스를 추가하거나 업무 체크리스트를 만드는 등 오류를 최소화하는 업무 체계를 구축합니다.

업무 과정이 누락돼 실수가 발생했다면, 업무 체계를 점검해보세요. 가령, 타팀과의 크로스체크를 진행하지 않아 문제가 발생했다면, 마감일 전에 업무 상황을 공유하는 등의 업무 프로세스를 추가해 실수 재발을 예방할 수 있겠죠. 


잊지 마세요. 실수는 누구나 한다는 것, 중요한 건 실수를 한 이후 어떻게 대처하느냐라는 것, 같은 실수를 하고도 제대로 대처하면 오히려 '일 잘하는데!'라는 평가를 받을 수 있다는 것! 

자책으로 스스로를 괴롭게 하지 마시고, '앞으로는 좀 더 꼼꼼하게 해보자', '잘 수습하고 성장의 발판으로 삼자'라는 마음을 가지셨으면 좋겠습니다. <쌩·완·가>는 다음 이 시간에 더 유익한 내용으로 찾아올게요!

⭐<쌩신입 완벽 적응 가이드> 지난화 보기⭐

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박지민 기자 [email protected]