휴가 다녀왔더니 팀 분위기 와장창? '이것'만은 제발!

과장 : 프로모션 결과 보고 올릴 때 되지 않았나? 어떻게 진행되고 있어요? 
대리 : 앗, 그건 아리 씨가 담당하던 업무인데, 현재 휴가 중이어서요…
과장 : 흠… 인수인계도 안 하고 갔어요?
대리 : 제가 최대한 빨리 정리해서 금일 중으로 올리겠습니다.

휴가철 때마다 사무실에서는 꼭 이런저런 트러블이 생기곤 해요. 휴가 갈 생각에 너무 들떠서, 또는 휴가가 처음이라 몰라서 실수를 하기도 하고요. 아리 씨처럼 말이죠. 

그래서 오늘 <쌩·완·가>에서는 휴가 갈 때 지켜야 할 매너에 대해 다뤄볼까 해요. 당연한 내용처럼 느껴질 수 있지만, 의외로 많은 직장인들이 놓치는 부분들도 적지 않답니다. 팀원들에게도 이 기사를 공유하면 휴가철 내내 평화로운 팀 분위기를 지킬 수 있겠죠? 소중한 휴가 기간 회사에서 오는 연락을 사전에 막을 수 있는 방법이기도 하고요. 여름휴가 마음 편하게 떠날 수 있는 노하우, 지금부터 함께 알아보아요!

휴가 일정 정할 때도 센스가 필요해

여러분은 휴가 일정 정하실 때 무엇을 가장 먼저 고려하시나요? 날씨, 숙박비, 항공권, 징검다리 연휴…이런 것들도 물론 중요하지만, 직장인이라면 가장 먼저 ‘업무 스케줄’부터 들여다봐야겠죠. 휴가를 떠나면 며칠씩 자리를 비우게 되는 만큼, 일이 몰리거나 중요 업무가 예정된 시기는 피하는 것이 좋습니다. 다른 동료들의 업무 부담이 과중될 수 있으니까요.

특히 자리를 비우는 동안 내 업무를 백업해줄 동료와는 휴가가 서로 겹치지 않도록 반드시 일정을 조율해야 합니다. 휴가 날짜 후보를 여러 개 생각해두면 일정을 조율하기가 좀 더 수월하겠죠. 팀원들과 일정을 함께 검토한 뒤에는 공유 캘린더에 일정을 올려 함께 볼 수 있도록 해보세요. 업무 스케줄을 체크하기도 편리하고, 이슈가 생겨 휴가일을 변경할 때도 편리하게 공유할 수 있답니다.

휴가 간다고 꼬옥 말해주면 돼

휴가 일정을 잡을 때 조율을 거쳤다고 해서 팀원들이 내 휴가 날짜를 어련히 알고 있을거라 지레짐작하시면 안 됩니다. 본인 업무와 스케줄을 챙기다보면 다른 팀원들의 일정은 곧잘 잊혀지거든요. 그러니 휴가를 앞두고 2차례 정도에 걸쳐서 자리를 비울 예정임을 업무 관계자들에게 공지해줄 필요가 있어요.

먼저, 휴가 일주일 전쯤에 팀원, 협업부서 담당자, 거래처 등 업무와 관련된 이들에게 1차로 휴가 일정을 공유해주세요. 이때 업무 인수인계도 같이 이뤄지면 좋겠죠. 업무 인수인계에 대해서는 뒤에 좀 더 자세히 다뤄볼게요. 이렇게 휴가를 예고하면 업무 관계자들이 미리 대비책을 세울 수 있어요. 부재중에 발생하는 일들을 어떻게 처리할 지 함께 논의할 수도 있겠죠. 

휴가를 떠나기 하루이틀 전 다시 한 번 상급자를 비롯한 팀원들에게 휴가 일정을 공유합니다. 이때 업무 인수인계가 제대로 이뤄졌는지 최종적으로 체크해보시고요. 업무 관계자들에게 본인의 업무를 대신 맡아줄 팀원의 연락처를 공유합니다. 업무용 메신저 상태메시지 ‘휴가중’ 표시와 함께 급한 용무 시 비상 연락처를 함께 적어주면 더 좋고요.

부재중 메일 자동회신을 설정해두면 발신자에게 휴가 일정, 업무 대체자 정보, 비상 연락처를 안내할 수 있어요. 메신저 예약 메시지 기능이나 메일 예약 발송을 활용하면 휴가 기간 중 담당자에게 리마인드해야 할 내용을 챙겨줄 수 있습니다.

일을 냅다 던지고 가면 곤란해

휴가 갈 생각에 들뜨는 건 당연하지만, 오래 자리를 비우게 될 때일수록 정신을 바짝 차려야 해요. 떠나기 전까지 업무를 미리미리 처리해야 하니까요. 간혹 복잡하고 중요도가 높은 업무를 다른 팀원에게 떠넘기고 휴가를 떠나는 분들도 있는데요. 이러시면 정말 곤란합니다...

미리 처리할 수 없는 업무는 팀원들에게 부득이 맡기고 떠나야하겠지만, 본인이 할 수 있는 일은 반드시 직접 처리하고 떠나는 게 직장생활의 기본이에요. 특히 중요도가 높은 업무는 동료들이 대신 해주기 부담스럽겠죠. 여러 사람이 손댔다가 괜히 일이 꼬이거나 책임 소재가 불분명해질 수도 있고요. 그러니, 휴가를 떠나기 전에는 조금 더 집중력을 발휘해서 중요한 업무를 마친 뒤 떠나도록 합니다.

너무 많은 양의 일을 맡기고 가는 것도 비매너예요. 업무를 백업해줄 동료도 자신의 본업무가 있으니까요. 내가 던져놓은 일의 양만큼 동료의 퇴근 시간이 늦어진다는 걸 명심하고, 최소한의 업무만 남긴 채 떠나시길 바랍니다. 그럼 여러분도 더 마음 편하게 휴가를 즐기실 수 있을 거예요.

업무 인수인계는 확실하게!

업무 인수인계는 휴가 하루 전에 급박하게 하는 것보단 최소 며칠의 여유를 두고 하는 것이 좋아요. 완벽하게 인수인계를 했다고 생각해도, 놓치는 부분이 분명 있거든요. 업무를 누구에게 맡기고 떠나야 할 지 모르겠다면 팀장에게 업무 리스트를 보고한 뒤 업무 분배를 요청해 보세요.

업무 리스트와 가이드는 깔끔하게 문서로 정리해 전달합니다. 업무별 중요도와 마감일을 체크해 넘겨주면 동료가 더 수월하게 업무를 파악할 수 있을 거예요. 참고해야 할 히스토리가 있다면 함께 적어줍니다. 문서로 정리할 정도는 아닌데? 싶다면 메신저로라도 업무 리스트와 관련 정보를 공유해 주세요. 작업 파일이나 문서를 열어봐야 할 수도 있으니, 공유 폴더나 USB, 외장하드 등에 자료를 미리 백업해두는 게 좋겠죠. 필요하다면 PC 임시 비밀번호를 전달하는 방법도 있고요. 

업무를 백업해주는 입장이라면, 인수인계 파일을 받은 즉시 업무 내용을 확실하게 숙지할 수 있도록 합니다. 이해되지 않는 부분이 있거나 궁금한 점은 미리 물어보시고요. 나중에야 인수인계 파일을 열어보고 멘붕에 휩싸이는 분들도 무척 많은데요. 휴가를 떠난 동료가 업무 걱정을 내려놓고 편히 쉴 수 있도록, 인수인계는 미리 확실하게 받아둡시다. 

동료가 휴가를 떠난 동안에 업무 이슈가 발생해 이를 직접 처리했다면, 그 내용을 메모해뒀다가 동료가 돌아왔을 때 진행상황을 충분히 설명해 주세요. 휴가 중인 팀원에게는 전화나 메신저 등의 연락을 가급적 하지 않는 것이 매너입니다. 피치 못해 연락을 해야한다면 중요한 내용만 간략하게 이야기해 주세요.

마지막으로, 휴가가 끝난 뒤에는 업무에 빠르게 복귀해주세요. 여독으로 인해 피곤하다며 며칠간 업무에 소홀한 경우도 있는데요. 이는 본인의 업무 공백을 메우느라 고생한 팀원들에게 매우 실례되는 행동이 될 수 있어요. 피로를 회복할 수 있도록 휴가의 마지막 하루 정도는 여독을 푸는 시간으로 보내면 좋겠죠.


오늘 설명해드린 내용만 지켜줘도 센스 있게 여름 휴가를 떠나실 수 있을 거예요. 팀원들과 서로 웃는 얼굴로 상부상조하는 휴가철 되시길 바랍니다!

박지민 기자 [email protected]