‘기안서' 한 장으로 일잘러 인정받기…제목부터 다르다

팀장 : 아리 씨~ 기안서 문서 제목 고쳐주시고, 회람자 설정해서 다시 제출해 주세요.
아리 : (뭐가 문제지…?) 네, 팀장님! 혹시 제목에 어떤 부분을 고치면 될까요?

1년 차 신입사원 아리 씨에게 기안서 작성은 고난도에 속합니다. 모르는 단어도, 지켜야 할 형식도 너무나 많게 느껴지거든요. 작성법을 가르쳐 주는 사람도 없어 옆자리 동료들에게 알음알음 물어 완성하기 바빴죠.

요즘은 전자결재시스템으로 간편하게 작성한다지만, 기안서도 어엿한 ‘글’이에요. 읽는 사람을 위해 내용과 형식을 고민하고, 구성을 정확하게 알아두는 것도 중요하죠. 따라서 사회초년생 때 기안서 작성하는 법을 배워둘 필요가 있어요. 게다가 기안서를 잘 쓴다면 문서 한 장으로 ‘일 잘하는 신입입니다’라고 소개할 수 있는데요. 일목요연하게 자신의 요청사항을 정리할 수 있다는 말이니까요.

신입사원의 든든한 지침서가 되어줄 ‘쌩신입 완벽 적응 가이드’ 시리즈. 이번 시간에는 기안서 작성 시 꼭 알아야 할 몇 가지 정보를 정리해 봤습니다. 기안서 작성법을 알아둔다면, 사회생활하는 동안 두고두고 쓰일 거예요.

◇ 지피지기면 백전백승, 기안서 너 누구냐!

기안서란 회사에서 어떤 사항의 문제를 해결하기 위해 결재권자에게 의사결정을 요청하는 문서를 말해요. 회사마다 형식이나 작성 방식이 다를 수는 있지만, 보통 다음과 같은 목적을 지니고 있는데요. ▲업무를 진행하기 위해 요청 및 제안하는 경우 ▲상급자의 지시 사항을 처리하기 위한 경우 ▲문서를 통한 보고 및 기록이 필요한 경우입니다.

신입사원이라면 주로 결과를 보고하거나, 비품 및 비용을 신청할 때 기안서를 작성한 경험이 있으시죠? 처음 작성하게 된다면 낯선 단어가 많아 지레 겁먹을 수 있습니다. 따라서 세부 항목을 제대로 알고 있어야, 올바르게 쓰는 것도 가능해요. 먼저 기안서에 자주 등장하는 항목의 뜻을 정리했어요.

-승인자 : 기안서에 직접적 연관이 있는 결재자
-협조자 : 해당 기안서에 협조해야 할 유관부서 결재자
-회람자 : 기안 시점부터 완료까지 모든 진행 상황을 확인할 수 있는 사람
-수신자 : 기안서가 최종 승인된 이후 확인할 수 있는 사람
-합의자 : 기안 내용에 의견을 제안해야 하는 사람
-전결 : 회사의 장으로부터 결재권을 위임받은 사람이 행하는 결재. 결재자가 여러 명일 경우, 전결자의 결재만으로 종결됨
-대결 : 결재자의 부재로 직무를 대리하는 사람이 행하는 결재. 결재자가 휴가, 휴직, 출장 등으로 요청할 수 없을 때 사용함

◇ 기안서를 처음 쓰는 신입이라면

똑같은 기안서 한 장에도 작성자의 태도가 보입니다. 정중하게 결재를 요청하는 문서의 성격과 달리, 어떤 기안서는 “결재 부탁드려용~”이라고 말하는 것처럼 아주 가볍게 느껴지기도 하죠. 이는 작성자가 형식과 내용을 꼼꼼하게 작성했는가에 따라 달라지는데요. “형식까지 신경 써야 해?”라고 생각할 수 있지만, 기안서는 결재권자에게 의사 결정을 요청하는 문서예요. 글로써 상대에게 정중하게 말하는 것과 같죠. 따라서 정중한 표현을 배우듯, 올바른 기안서 작성법을 익혀둘 필요가 있습니다.

잘 쓴 기안문이란 ▲목적성이 분명하며 ▲올바른 형식을 갖춰 ▲간결하게 표현하고 ▲내용이 쉽게 이해되도록 작성한 문서를 말합니다. 기안서의 종류는 지출결의서, 품의서, 매출 보고서, 각종 신청서 등 다양합니다. 기안에서 따른 작성 목적과, 요청 사항을 명확하게 정리한 뒤 초안을 작성해 주세요. 다음은 기안서 작성 시 알아두면 좋은 지침입니다. 회사에서 쓰게 되는 모든 문서에 적용해 봐도 좋아요.

①정확한 내용으로
-육하원칙을 지켜 서술한다.
-애매한 표현이나 과장된 표현을 피한다.

②이해가 빨리 되도록
-문장은 짧게 끊어서 명료하게 쓴다.
-결론을 먼저 쓰고, 이유나 설명을 작성한다.

③쉽게 읽힐 수 있도록
-읽기 쉬운 말을 사용한다.
-검토하기 쉽도록 핵심사항만 요약한다.

④체계적으로
-서식을 통일한다.
-문자를 부호화하여 사용한다.

기안서를 쓸 때는 3단 구성을 기억해 주세요. ‘전문-주문(본문)-말문’으로 나눌 수 있는데요. 전문은 여는 글을 말하며, 결재를 희망한다는 내용으로 문서를 시작합니다. 주문에서는 위에 정리된 작성법을 참고해 기안서의 목적과 시행 방안, 예산, 기대 효과 등 기안서 성격에 따른 요청 내용을 간결하게 작성합니다. 말문은 닫는 글로, 통상적으로 ‘끝.’을 표시해 문서를 마무리합니다. 

◇ 잘 쓴 기안서의 완성은 '디테일'

① 제목부터 주절주절…NO! 뭣이 중헌디?
결재자는 하루에도 수많은 결재를 요청받아요. 마치 우리의 메일함처럼 결재해야 할 문서가 수북히 쌓이죠. 따라서, 제목은 읽는 사람이 목적과 내용을 한눈에 알아볼 수 있도록 작성하는 것이 좋아요. 제목은 간단하고 명확하게 한 줄로 작성하세요. 또 제목은 가급적 명사형으로, 요청내용(보고, 제안, 지급 요청 등)을 기재해 마무리합니다. 회사의 공통 양식이 있다면 그에 따르는 것이 가장 좋은 방법이에요.

② “첨부파일이 있었어?” 듣지 않도록
참고 자료나 파일을 함께 업로드한다면, 본문의 내용 뒤에 첨부물 내역을 함께 기재해 주세요. 본문이 끝난 행 다음에 ‘붙임’의 표시를 하고, 첨부물의 명칭과 수량을 씁니다. 아래와 같이 파일이 2개 이상인 경우 항목을 구분해 표시해 주세요. 회사 양식에 따라서 자유롭게 기재하는 경우도 있어요. 다만, 올바른 파일이 업로드되었는지 확인하고, 내역을 알려주는 것이 읽는 사람을 위한 배려입니다.

[예시] 붙임 1. 서식승인 목록 1부.
               2. 승인서식 2부.  끝. 

③ 돈과 계약에 대한 기안서라면, 구체적인 설명은 필수!
대금의 지급이나 계약에 대한 기안이라면 설명이 필요합니다. 업체명, 계약일, 계약상의 중요 내용, 정산 방법 등이 필수적으로 기재되어야 하죠. 이때 결재권자는 해당 내용을 처음 접할 수 있기 때문에 보다 상세한 설명이 필요해요. 예를 들어 계약 업체 소개와 선정한 이유 등이 필요하죠. 비품을 요청한다면 요청하는 이유와 다른 물건과 비교했을 때 얼마 정도인지 적어주는 것이 좋고요. 기안서는 언제나 결재권자의 입장에서 작성해야 한다는 점, 잊지 마세요!

기안서를 쓰며 빈칸을 채우는 데만 급급했다면 오늘 배운 내용을 통해 기안서를 작성하는 태도를 정성스럽게 바꿔 보세요. 단 한 장의 문서일 뿐이지만, 기안서 한 장에도 나의 실력과 글 솜씨가 드러난답니다. 한 문장, 한 문장 고민해서 쓴 노력이 빠르게 일잘러가 되는 거름이 되어줄 거예요.

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장경림 기자 [email protected]