발표 울렁증 극복! 바로 써먹는 프레젠테이션 노하우

아리 : 그러니까 그… 제가 오늘 말씀드릴 내용은요…
청중 : (웅성웅성)

-발표를 마치고-
팀장 : 아리씨, 오늘 발표에 많이 긴장한 것 같던데 괜찮아요?
아리 : 긴장해서 밤을 꼴딱 새웠더니 준비한 말을 다 까먹었어요… 죄송합니다.

일상적인 대화를 잘하다가도, 유독 여러 사람 앞에만 서면 심장이 쿵쾅쿵쾅 뜁니다. 뛰어난 언변으로 자신감 있게 발표하는 사람도 있겠지만, 프레젠테이션 경험이 몇 없는 신입사원이라면 전날부터 잠 못 이루고 있을 텐데요. 마치 독무대를 오르는 가수처럼 주어진 발표 시간이 두렵고 떨리기도 하죠. 회사에서는 성과나 매출과 직결되는 경우가 많아 부담감이 생길 수밖에 없고요.

회사에서 다양한 이유로 프레젠테이션 자리가 마련될 거예요, 앞으로도요. 새로운 프로젝트를 시작하며 기획을 발표할 때, 경쟁 PT에 참여했을 때, 일을 마무리하며 결과를 보고할 때 등 그 목적은 다양할 겁니다. 그렇지만 내용을 구성하고, 말하고, 발표를 준비하는 일련의 과정은 모든 프레젠테이션이 꽤 비슷할 거예요.

여러분, 혹시 발표를 준비하며 그저 대본을 작성해 달달달 외우고 있지 않나요? 말하기 연습은 제쳐두고 화려한 PPT를 만들고 있진 않나요? 그보다 앞서 장착해야 할 노하우가 있어요. 오늘 <쌩신입 완벽 적응 가이드>에서는 어느 발표에서나 바로 써먹을 수 있는 프레젠테이션 준비 방법을 나눠볼게요.

◇ 발표에 바로 적용하는 말하기 스킬

“저는 말주변이 없어서요….”
“발표는 외향적인 사람이 잘하는 거 아닌가요?”

프레젠테이션을 앞둔 많은 주니어가 위와 같은 생각으로 지레 겁먹곤 합니다. 발표가 시작되기 전부터 자기 능력에 선을 긋고 시작해 버리죠. 하지만, 프레젠테이션의 성공이 오직 타고난 말솜씨에 좌우되는 건 아니에요. 발표력이란 사용하는 언어와 목소리, 태도가 어우러져 생겨나거든요. 발표를 앞두고 그저 대본처럼 할 말을 외우기만 한다면, 긴장감에 압도돼 준비한 말을 잊었을 때 아무런 대처도 할 수 없어요. 청중이 발표를 안정적으로 느낄 만한 태도를 몸에 장착하는 것이 발표력을 빠르게 기를 수 있는 방법이에요. 바로 익혀 적용할 수 있는 방법 몇 가지를 소개할게요.


① 짧고 명쾌하게 말한다
발표는 어떤 메시지나 정보를 전달하기 위함이죠. 이때 어휘 중복이나 예의상 갖춘 형식적 표현이 오히려 메시지 전달에 방해될 수 있어요. 예를 들어 “1분기 매출입니다”와 “1분기에 집계된 매출 내역을 지금부터 말씀드리겠습니다”는 같은 정보를 말하고 있죠. 하지만 청자의 입장에서 전자가 훨씬 깔끔하게 인지됩니다. 소리로는 내용과 구조를 파악하기 쉽지 않기 때문에, 짧고 명쾌한 표현을 사용할수록 전달력도 높아져요. 청자가 문장의 뜻보다는 핵심 내용에 집중할 수 있도록 말을 정리하는 연습을 해봅시다.

② 소극적, 수동적인 표현은 배제한다
발표하는 그 순간은 청중이 나의 거울과 같아요. 내가 초조해하면, 청중도 조마조마한 마음으로 발표를 지켜보죠. 아무리 좋은 내용을 담고 있어도 소극적이고 자신감 없는 표현을 사용한다면 내용에 신뢰도를 떨어트릴 수 있고요. 발표 자리에 선 그 순간만큼은 “나는 완벽하고 충분하다”는 생각으로 자신감 있게 말해보세요.

특히 자주 사용하는 표현으로 “저의 부족한 발표를 잘 들어주셔서 감사합니다”가 있는데요. 이보다는 간결하게 “경청해 주셔서 감사합니다”로 표현해도 충분해요. 또 수동적인 표현인 “발표를 맡은 OOO입니다” 보단 “발표자 OOO입니다”라고 말해도 무방하고요. 소극적이고 수동적인 언어를 배제하는 것에서부터 자신감과 확신을 길러보세요. 그 자신감이 청중에게도 드러날 거예요.

③ 비언어적 요소를 활용하자
발표자가 PPT 슬라이드를 줄줄 읽기만 하고, 다리를 떨고 있다면, 청자는 저절로 자세에 시선이 갑니다. 발표자를 연극 보듯 관찰하게 되죠. 반면 적절한 비언어적 요소를 사용하면 전달력은 배가 되는데요. 비언어적 요소를 긍정적으로 활용해 말에 힘을 더해보세요.

우선, 시선은 발표 자료나 발밑이 아닌 듣는 사람을 향해야 합니다. 전달력이 뛰어난 발표자는 청중과 시선 교환이 잘 이뤄져요. 한 명, 한 명과 눈을 맞추면 청자는 소외되고 있다는 감정을 느끼지 않고 자연스럽게 발표 속에 참여하게 되거든요. 이때 청중에게 질문이나 생각할 화두를 던진다면 몰입을 더욱더 끌어낼 수 있고요.

또 손짓 등의 제스쳐를 더하면 내용을 더욱 강조할 수 있어요. 가령 “첫째” “둘째” 등의 숫자를 강조할 때 손으로 숫자를 만들거나, 크기나 양을 나타낼 때 정도를 손으로 표현해 보세요. 또 부드러운 손짓으로 슬라이드의 내용을 짚어주기도 하고요. 흘러가는 내용을 잡아주고 집중력을 높여주는 좋은 방법이 될 거예요.

④ 천천히 말하자
말의 속도에는 힘이 있습니다. 발표자가 급한 불을 끄듯 빠르게 말하면 듣는 사람도 마음이 조급해져요. 발표 자리에서는 평소보다 더 천천히, 여유롭게 말하는 연습을 해보세요. 이런 여유가 '충분히 준비되어 있다'는 자신감으로 비치곤 합니다. 특히 강조하고 싶은 내용일수록 호흡은 깊게, 느리게 말해보세요. 다른 부분과 달리 느려진 속도 때문에 청중의 집중도는 오히려 더 올라갈 거예요.

발표가 길어지지 않기 위해, 혹은 조금이라도 빨리 끝내고 싶어서 나도 모르게 빠른 속도로 말한 적이 있진 않나요? 발표 시간은 말의 속도를 빠르게 하는 것이 아니라, 전체적인 내용 구성에서부터 조절해야 합니다. 또 충분히 연습했다면 중요하지 않은 부분을 넘어가며 전체적인 발표 시간을 조절하는 융통성을 발휘해 보세요.

◇ 발표 자료, 읽기만 하면 안 돼요

프레젠테이션에서 발표 자료는 빼놓을 수 없는 요소입니다. 발표 흐름의 뼈대가 되어주고, 시각물을 통해 지루함을 달랠 수 있죠. 그렇다고 해서 발표 자료에 의지만 해서는 안 됩니다. 가령, PPT 슬라이드에 빼곡히 글씨를 넣어 그대로 읽는다거나, 예쁜 자료로 시선을 끌기 위해 디자인만 신경 쓰는 것처럼 말이죠.

발표 자료는 이해를 돕기 위한 수단이 되어야 해요. 발표 자료에 기댄 말하기는 쌍방향으로 소통이 이뤄지고 있다고 느껴지지 않거든요. 발표 자료는 발표의 길을 잃지 않도록, 주장의 근거가 되도록 강조할 내용만 담아 보조 도구로 활용하면 충분해요. PPT를 활용한 발표 자료를 만들기 위해서 다음 기사를 함께 살펴봐도 도움이 될 거예요.(☞보고서 제출하니 '보노보노PPT'래…왜죠?)
욕심을 부리지 않고, 덜어냄의 자세를 가져보세요. 아래 기초적인 지침만 지켜도 발표 자료는 충분히 훌륭할 겁니다.

- 슬라이드의 색상은 비슷한 계열의 색상 3가지로만 채워보세요.
- 글씨체는 깔끔하게, 크기는 한눈에 잘 보일 정도로 크게 적용하세요.
- 발표 자료 속 문장은 짧고 단순하게 작성하세요.
- 도표와 표로 나타낼 수 있다면 적극 활용하세요.
- 한 슬라이드 안에서 전달할 내용은 딱 하나만 담아보세요.
- 데이터를 근거로 활용할 때는 출처를 밝혀 신뢰도를 높이세요.

기본적인 자료의 형태를 갖췄다면 발표 자료의 흐름과 구성을 챙겨봅시다. 청중의 집중력을 높이는 몇 가지 포인트를 소개할게요.

①발표의 초반부에는 주제와 관련된 일화, 호기심을 유발할 짧은 동영상을 배치하면 독자의 호기심을 자극할 수 있어요. 생각할 거리나 질문을 던져도 좋습니다. 청자는 발표자와 상호작용하고 있다는 느낌을 받고, 딱딱하거나 어렵지 않게 발표 내용으로 진입할 수 있어요. 
②내용이 전환될 때는 소제목을 적재적소에 달아주세요. 서로 다른 내용이 묶이지 않도록 끊어줘 이해하기 쉽고, 분위기를 전환해 주는 역할이에요. 
③마지막 순서엔 전체적인 내용을 요약하며 핵심 내용을 한 번 더 강조해 줍니다. 발표는 물 흐르듯 이어지기 때문에 머릿속에서 증발하기 쉽거든요. 내용 요약으로 마무리된다면 내용을 더욱 오랜 시간 기억하겠죠?

발표 자료를 읽지 않아도 슬라이드마다 핵심 키워드와 단어를 익혀두면, 발표 당일에는 자연스러운 말투로 발표를 이어 나갈 수 있을 거예요. 발표 자료는 예쁘게 만드는 것보다 구성과 흐름이 가장 중요하다는 사실, 잊지 마세요!

◇ 1%의 디테일이 완벽한 발표를 만든다

짜임새 있는 발표 자료를 만들어 충분한 말하기 연습을 했다면 이제 디테일을 챙길 차례입니다. 프레젠테이션 실전에 앞서 신경 쓰면 좋을 몇 가지 팁이에요.

가장 먼저, 깔끔한 인상을 줄 수 있도록 의상을 준비하는 게 중요해요. 중요한 발표일수록 되도록 격식을 차려입는 것이 좋겠죠. 또 발표 장소에 미리 방문해 준비한 자료를 열어보고 문제는 없는지, 화면을 띄워 슬라이드가 잘 넘어가는지도 체크해 보세요. 마이크, 포인터 등의 도구 조작이 미숙해 실수가 생기지 않도록 여러 번 연습해 보고요. 아주 작은 디테일에서 완벽한 발표를 만듭니다. 나에게 주어진 시간이 온전하게 빛날 수 있도록 사소한 것을 미리미리 확인하세요.

마지막으로 중요한 건 '연습 또 연습'이란 사실입니다. 특히 말하기의 경우 충분한 시간을 갖고 실전처럼 연습에 임하세요. 첫 번째 슬라이드에서 어떻게 말을 시작할지, 이 표에서는 무엇을 말해야 할지, 요약을 어떻게 해야 할지 여러 차례 슬라이드를 마주하며 허공에 말을 내뱉어 보세요. 그래야 나만의 흐름이 생기고 자연스럽게 나의 말처럼 체득이 되거든요. 이후에 동영상을 촬영하거나, 친한 사람들을 앞에 두고 실전처럼 말해보면 개선해야 할 점이 눈에 보일 거예요. 그때 또 보완하면 되고요. 그 어떤 멋진 실전도 연습 없이는 이룰 수 없단 사실, 다들 알고 계시죠?

발표를 앞에 두고 긴장감에 잠 못 이루고 있다면 딱 한 가지만 기억하고 들어가세요. 그저 준비한 내용을 청중에게 차근차근 전달하기만 해도 충분하다는 것을요. 어떠한 큰 문제도 발생하지 않으니 마음 편하게 먹어도 좋아요. 조급함과 두려움을 떨쳐내고 연습한 만큼만 잘 해내길 진심으로 응원할게요! <쌩·완·가>는 다음주에도 일잘러로 거듭나는 노하우를 모아 다시 찾아올게요!

⭐<쌩신입 완벽 적응 가이드> 지난화 보기⭐

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장경림 기자 [email protected]