비즈니스

손이 느린 게 아니라, 효율이 엉망인 거야!

[쌩신입 완벽 적응 가이드] 효율적으로 업무 시간 관리하는 노하우는?

2023. 07. 17 (월) 12:53 | 최종 업데이트 2023. 07. 27 (목) 09:07
동료: 아리 씨, 퇴근 안 해요?
아리: 헉, 벌써 6신가요…? 전 오늘도 글렀어요ㅠㅠ
동료: 아이고 어떡해. 일이 너무 많은 거 아니에요?
아리: (사실 동료랑 업무량은 비슷한데…) 하하, 좀 지나면 괜찮아지겠죠!
여러분도 아리 씨처럼 업무에 이리저리 치여 정시 퇴근을 매번 포기하고 있진 않으신가요? 절대적인 업무량이 많더라도, 혹은 손이 느린 타입이더라도 퇴근 시간을 조금 더 앞당길 수 있어요. 시간을 효율적으로 쓰는 요령을 익히면 일을 좀 더 빠르고 집중력 있게 해낼 수 있거든요. 

시간을 효율적으로 쓴다는 건, 하루종일 빡빡하게 숨돌릴 틈 없이 일정을 수행한다는 의미가 아니에요. 쓸데없이 낭비되거나 늘어지는 시간을 줄이고, 내 하루 일과를 주체적으로 컨트롤한다는 뜻이죠. 효율적인 시간 관리가 익숙해지면 업무로 인한 스트레스를 줄일 수 있고, 업무 퀄리티까지 높일 수 있답니다. 오늘 알려드리는 내용을 토대로 여러분에게 딱 맞는 업무 루틴을 만들어보세요!
◇ 일의 순서를 제대로 정해보자

대부분의 직장인들은 하루에도 여러 업무를 처리해야 하는데요. 특히 잡다한 실무를 맡아서 해야하는 사회초년생 주니어라면 일의 가짓수가 무척 많을 거예요. 이럴 땐 으레 우선순위를 따져가며 업무 일정을 짜게 됩니다. 그런데 여기서 중요한 건, 우선순위를 정하는 기준이 무엇인가 입니다.

무조건 데드라인이 가까운 일부터 처리하다보면, 시간을 더 들여서 해야 하는 중요 업무를 놓칠 수 있어요. 반대로 중요한 업무만 신경쓰다보면 긴급한 업무를 제때 처리하지 못하고요. 그래서 업무의 우선순위를 정할 땐 중요도와 긴급성을 두루 따져봐야 하는데요. 일의 종류를 다음과 같이 4가지로 구분해보세요.
1순위: 중요하고 급한 일  → 바로 실행하기
2순위: 중요하지만 급하지 않은 일  → 차근차근 실행하기
3순위: 급하지만 중요하지 않은 일  → 빠르게 처리할 수 있는 방법 찾기
4순위: 중요하지도 급하지도 않은 일  → 꼭 해야할 일인지 점검하기
‘중요하고 급한 일’은 단연 1순위로 처리해야겠죠. ‘중요하지만 급하지 않은 일’은 2순위인데요. 업무를 완수하기까지 거쳐야 할 과정을 계획해 차근차근 진행합니다. 3순위로, ‘급하지만 중요하지 않은 일’은 자동화 툴의 도움을 받는 등 빠르게 처리할 수 있는 방법을 찾는 것이 좋고요. 마지막으로 ‘중요하지도 급하지도 않은 일’은 불필요한 업무가 아닌지 점검해보세요. 만약 업무리스트에서 뺄 수 없다면, 후순위로 최대한 간결하게 처리합니다.
◇ 고난도 업무에 일정 와르르?

미리 짜놓은 업무 일정이 예상대로 진행되지 않으면 이후 일정이 도미노처럼 와르르 무너지면서 통제력을 잃게 되는데요. ‘될 대로 돼라’라는 심정으로 일정 관리를 포기해버리면 업무 효율도 수직하락하게 됩니다. 이런 상황을 맞닥뜨리지 않으려면 ‘실현 가능한 계획’을 세우는 게 정말 중요해요.

실무 경험이 많지 않은 주니어들은 업무 난이도와 소요시간을 고려하지 않고 일정을 세우는  경우가 많은데요. 본인이 맡아본 적 없거나 난이도가 높아보이는 업무는 지시 받은 즉시, 개괄적인 업무 프로세스를 파악하고 단계별 예상 소요시간을 산정합니다. 이전에 했던 비슷한 업무를 참고해 소요시간을 짐작해볼 수 있겠죠.

처음 맡는 업무일 경우, 마감일부터 시작해 역산하는 방식으로 일정을 분배해보세요. 가령, A-B-C-D 순으로 진행되는 업무라면 일정을 짤 때는 D-C-B-A 순으로 기한을 정하는 거죠. 이렇게 하면 적어도 언제부터 일을 시작해야 쫓기지 않고 일을 마칠 수 있는지 보다 정확하게 파악할 수 있을 거예요.

특히 고난이도 업무를 수행할 때는 반드시 여유기간을 두는 것이 좋습니다. 중간에 예상치 못한 문제가 발생할 수 있고, 오류를 검수할 시간도 요구되기 때문인데요. 실제 마감일보다 1~2일 정도 이르게 나만의 마감일을 설정하면 여유기간을 확보하면서도 업무가 늘어지는 것을 방지할 수 있답니다.
◇ 업무 일정은 15분 단위로 쪼개어서!

업무 일정을 세웠는데도 시간 효율이 높아지지 않는다면 한 가지 더 체크해봐야 하는 부분, 바로 일정의 단위입니다. 보통 업무 일정을 짤 때 1시간, 혹은 30분 단위로 계획을 세우는 분들이 많죠. 일정의 최소 단위를 길게 잡아두면 그만큼 낭비되는 시간이 많아집니다. 

실제로 업무를 수행하는 데 필요한 것보다 더 넉넉한 시간이 주어지면 자연스레 일을 처리하는 속도도 그에 맞춰 느려집니다. 더불어, 업무를 완수하려면 정확히 어느 정도의 시간이 필요한지 파악하기도 어려워지겠죠. 

업무를 15분 단위로 계획하면, 빠르게 처리할 수 있는 일들을 효율적으로 분배할 수 있어요. 중간 휴식시간도 5~10분씩 일정 사이사이에 짧게, 자주 배치하면 쉴땐 확실히 쉬고 일할땐 확실히 일하는 바람직한 패턴을 만들 수 있습니다. 
◇ 집중력 패턴을 파악하자

인간의 뇌는 생각보다 한 가지 일에 길게 몰입하지 못해요. 평균적으로 약 25~45분간 집중력이 지속된다고 하는데요. 개인의 컨디션과 과제의 난이도, 관심도에 따라서도 달라질 수 있다고 합니다. 집중력이 모두 소진된 상태에서 일을 붙잡고 있으면 처리 속도가 현저히 느려질 뿐더러, 업무 퀄리티는 떨어지고 스트레스 지수가 높아지는데요.

내 집중력 패턴을 파악해 이에 맞게 일정을 세워두면, 휴식시간을 이전보다 더 많이 배치하고도 훨씬 많은 업무를 수행할 수 있게 됩니다. 본인이 한 번에 30분 정도 집중력을 발휘할 수 있다면 ‘30분간 업무, 5분 휴식’을 반복하는 식으로요. 단, 업무시간에는 집중을 방해하는 메신저나 SNS 등을 멀리 하고 확실하게 몰입할 수 있어야 합니다. 

어렵고 흥미도가 떨어지는 일은 한 번에 하기보단 일을 쪼개어 수행하는 것이 좋아요. 뇌가 번아웃을 호소하기 전에 다른 업무로 전환해 집중력을 환기시켜주는 건데요. 대개 중요한 업무는 어렵게 느껴지기 마련입니다. 위에서 짚어본 업무 우선순위에서 ‘1순위’ 또는 ‘2순위’에 해당하는 것들이죠. 이런 일들은 ‘3순위’, 그러니까 ‘급하지만 중요하지 않은 일’과 번갈아가면서 하는 게 좋아요. 3순위 업무들은 빠르게 완료할 수 있는 것들이라 성취감을 느끼기 좋고, 업무 플로우가 처지지 않도록 활기를 더해 주거든요. 하루 일과를 ‘1 - 3 - 2 - 3 - 1 - 3’ 순으로 계획해보세요.
◇ 매일 체크해보는 업무 효율

앞서 말했다시피, 개개인마다 집중력 패턴이 다르고 업무 스타일도 제각각이기 때문에 내게 가장 잘 맞는 시간 관리법은 스스로 만들어가야 합니다. 그러려면 매일 본인의 하루 일과가 어땠는지 돌아보는 것이 무척 중요합니다. 

업무를 하나씩 끝낼 때마다 일정표 옆에 실제 소요시간과 업무 진행시 특이사항 등을 간단히 적어 두세요. 그리고 퇴근 전에 하루 일과를 회고하면서 어떤 업무를 진행할 때 시간이 지체됐는지, 업무 체계를 바꿔야 하는 부분은 없는지 꼼꼼히 살펴보며 개선점을 찾습니다. 

실제로 해보니 혼자 하기엔 역부족인 업무가 있다거나, 업무가 지나치게 많아 병목이 발생하고 있다면 상사에게 리소스 조정을 요청해볼 수도 있겠죠. 부지런히 회고를 반복하다보면, 하루하루 업무 달성도가 나아지는 것을 체감할 수 있을 거예요.


업무 시간을 관리하고 효율을 높이는 것도 결국은 내 일정과 습관에 어떤 문제가 있는지를 인지하고 바꿔나가는 게 핵심이에요. 운동도 매일 꾸준히 해야 체력이 느는 것처럼, 매일매일 조금씩 효율을 높여가면서 여러분의 ‘업무 체력’을 늘려가시길 바랍니다. <쌩·완·가>는 다음주에도 알찬 업무 꿀팁으로 찾아올게요!
박지민 기자 [email protected]