난 왜 회의만 들어가면 입이 안 열릴까?

평소에는 팀원들과 왁자지껄 신나게 수다를 떨다가도, 회의만 들어가면 입이 통 안 떨어진다는 신입사원들이 무척 많더라고요. 상사나 선배들이 이야기하는 내용을 따라가기도 버거운데다 대체 무슨 얘기를 해야할 지 모르겠다고요. 

문서로 보고할 때와 달리, 회의는 '말'을 매개로 의견을 내는 것이다보니 더욱 긴장이 될 수밖에 없어요. 목소리 톤과 속도감, 단어 선택 등 신경써야 할 게 한두 가지가 아니니까요. 전체 흐름과 관계없는 엉뚱한 말을 던져서 회의 분위기를 망칠까봐 걱정이 밀려오기도 하고요. 

하지만 다른 업무가 그러하듯 회의에 참여해 업무를 보고하고 의견을 내는 것도 많은 연습과 시행착오를 거쳐야 능력치를 기를 수 있답니다. 회의에 적극적으로 참여할수록 프로젝트에 대한 기여도를 높일 수 있고, 일을 주체적으로 대할 수 있게 되면서 업무 의욕이 뿜뿜 샘솟을 거예요. 

신입사원도 어렵지 않게 회의에서 목소리를 낼 수 있는 노하우를 키포인트만 딱! 짚어서 알려드릴테니, 매 회의 때마다 스트레스를 받고 있다면 이대로만 따라해보세요!

① 회의 준비는 이렇게!

회사에서 이뤄지는 회의는 크게 둘로 나뉘어요. 첫 번째는 업무 공유 및 보고를 위한 회의인데요. 업무에 관련된 이들에게 정보를 공유하고 진행상황을 업데이트하는 데 중점을 둡니다. 이런 회의는 주간이나 월간 단위로 정기 진행하는 경우가 많지요.

업무 공유를 위한 회의가 예정돼 있을 때는 미리 지난 회의 이후로 진척된 업무 내용을 일목요연하게 정리해야 하는데요. 다른 팀원의 업무에 영향을 미치는 이슈나, 피드백 반영이 필요한 사안을 위주로 간결하게 요약해 공유하는 것이 중요합니다. 매번 반복적으로 진행되는 업무에 대해서 일일이 보고하느라 시간을 할애하면 회의가 불필요하게 길어질 수 있거든요. 

두 번째 유형으로는 아이디어를 내고 문제를 해결하기 위한 회의가 있습니다. 대개 이런 종류의 회의를 어려워하는 분들이 많은데요. 무슨 말을 해야할 지 몰라 막막한 건, 회의 아젠다에 대한 사전 정보와 준비가 부족하기 때문일 수 있어요. 

아이디어를 내는 게 어렵다면, 아이디어를 디벨롭하는 데 도움을 줄 수 있는 자료부터 찾아보세요. 회의 며칠 전에 안건을 미리 파악한 뒤, 이와 관련해 시장 조사를 진행하거나 참고할 만한 데이터를 정리해보는 건데요. 회의에서 다룰 이슈와 유사한 레퍼런스와 리포트 등을 찾아보는 것만으로도 아이디어의 실마리를 얻을 수 있을 거예요.

스스로 아이디어를 내기 어렵다면, 찾아본 자료를 유형별로 보기 쉽게 정리해 팀원들에게 적극적으로 공유해주세요. 서포터 역할을 톡톡히 해내는 황금 막내로 인정받을 수 있을 겁니다. (☞ 퇴근 앞당기는 자료조사 비결, 이건 몰랐지?)

② 회의라는 파도의 흐름을 읽자

간혹 회의 중에 이미 지나간 얘기, 혹은 회의 주제와 무관한 의견을 뜬금없이 던지면서 맥을 끊는 경우가 종종 있어요. 회의에서 똑똑하게 의견을 내고 싶다면 참석자들의 말을 경청하는 것이 우선입니다. 처음엔 팀원들의 말을 이해하는 속도가 더딜 수 있어요. 낯선 업무 용어도 많고, 신입사원들은 업무의 전체적인 흐름을 잘 모르고 있는 경우가 많으니까요. 

초반에는 '의견을 내야 한다'는 압박보다는 '오늘의 회의를 완벽하게 이해해보자'라는 목표를 가지고 회의에 참석하세요. 그리고 상사나 선배가 이야기 하는 내용 중 이해하기 어려운 부분이 있다면 따로 적어두고, 회의가 끝난 뒤 관련 정보를 찾아보거나 선배에게 따로 질문해 회의 내용을 그때그때 파악할 수 있도록 합니다.

어렵지 않게 팀원들의 말을 즉시 이해할 수 있게 되면 그 다음부터는 회의가 진행되는 흐름을 관찰해보세요. 전체적으로 어떤 논의를 거쳐 의사결정이 이뤄지는지 세심히 살펴보면, 각 과정마다 어떤 근거나 참고자료가 활용되고 채택되는지 볼 수 있을 거예요. 그럼 회의 전에 사전 자료조사를 어떻게 해야할 지 좀 더 구체적으로 파악할 수 있겠죠. 

이 다음 단계는 에이스 팀원을 관찰해보는 겁니다. 회의 때마다 활약이 두드러지는 팀원이 있다면, 그의 화법과 논리를 자세히 살펴보고 뜯어보세요. 합리적이고 타당한 근거를 제시하는 유형, 중구난방인 팀원들의 의견을 잘 취합하는 유형, 말의 구조가 간결하고 탄탄한 유형, 여러 대안을 준비해오는 유형 등 팀원들의 장점을 캐치해 벤치마킹 해보세요. 여기서 중요한 건, 다른 이의 의견이 아니라 의견을 내는 '방식'을 벤치마킹해야 한다는 것! 

③ 원칙대로 말하면 중간은 갑니다

팀 내에 에이스가 없다! 혹은 어떻게 벤치마킹해야 할 지 잘 모르겠다! 하는 분들을 위해, 또다른 방법을 알려드릴게요. 논리적으로 의견을 내는 기본 원칙 'PREP 기법'을 활용하는 건데요. 이는 Point(요점/결론), Reason(이유), Example(사례/데이터), Point(결론/요약) 순으로 이야기하는 방식을 가리킵니다. 

대뜸 구구절절하게 장광설을 펼치면, 듣는 사람 입장에서는 '그래서 어쩌라고?'라는 말이 절로 나오겠죠? 그러니, 의견을 밝힐 때는 항상 결론부터 간결하고 명확하게 짚어주세요. 상대방이 가장 관심 가지는 부분부터 이야기해서 주의를 잡아끄는 거예요. 

그 다음은 Reason, 이유를 밝힐 차례입니다. 결론이 도출된 타당한 이유를 들어주어야, 듣는 사람의 머릿속에 '왜?'라는 의문이 떠오르지 않아요. 어떤 이유를 대야 할 지 모르겠다면 본인의 의견이 과연 타당한 것인지 좀 더 고민해볼 필요가 있습니다. 전체적인 이유를 대고, 그 이유를 보강하는 세부적인 이유를 대는 식으로 이야기해주면 논리가 좀 더 탄탄하게 만들어져요.

다음은 쐐기를 박는 단계인데요. 앞에서 이야기한 결론과 이유를 뒷받침하는 사례와 데이터를 제시해줍니다. 충분한 근거를 제시할수록 여러분의 논리와 의견에 설득력이 생깁니다. 이때 모두가 납득할 수 있는 객관적이고 정확한 데이터, 풍부하고 자세한 사례를 가져오는 게 좋겠죠.

마지막으로 결론을 다시 한 번 요약해서 말해줍니다. 핵심을 확실하게 전달하고, 설득의 마침표를 찍는 거예요. 중간에 언급한 이유와 사례, 데이터 중 임팩트 있는 내용이 있다면 이때 재차 강조해줘도 좋아요. 이 4단계 구조는 회의 뿐만 아니라, 문서를 작성할 때도 보고를 올릴 때도 얼마든지 활용할 수 있어요.

④ 리액션이 이렇게 중요합니다

여러분은 회의에 어떤 사람이 함께할 때 좀 더 자신감이 붙던가요? 아마 여러분의 의견을 귀기울여 들어주고, 맞장구를 치거나 의견을 보태주는 사람이 있으면 한결 마음이 편할 거예요. 목소리에 좀 더 힘이 실리기도 하고요. 다른 팀원들도 마찬가지입니다. 경청하고 있다는 제스처를 보내주고, 적극적으로 리액션하는 동료가 있으면 마치 돛단배가 순풍을 만난 듯, 회의도 앞으로 쭉쭉 나아갈 수 있어요.

리액션으로부터 힘을 얻어 아이디어가 디벨롭되는 경우도 많아요. '이런 아이디어는 ~한 부분이 너무 좋은데요!', '그거 정말 재밌을 거 같아요!'와 같이, 팀원들의 의견에 동의하고 맞장구를 치는 것만으로도 숟가락을 얹어볼 수 있는 거죠. 여기서 한 발 더 나아가, '이런 방법으로 해보는 건 어떨까요?'하고 대안을 제시할 수 있다면 더욱 좋고요. 

이런 과정들을 거치면서 아이디어가 확장되고, 아이템이 구체화되는 과정을 여러 차례 경험하다 보면 자연스레 '탄탄한 기획'에 대한 나름의 기준이 세워질 거예요. '저번 회의 때 그 아이디어는 이런 부분을 보강했었지? 그럼 이번엔 아예 처음부터 기획을 구상할 때 이 부분을 같이 고민해보자!' 할 수 있게 되는 거죠.

⑤ 회의 끝? 이제부터가 진짜 시작!

무사히 회의를 마쳤다고요? 이제부터가 진짜 시작입니다. 회의는 말그대로 함께 모여서 업무에 관한 의견을 나누는 자리, 진짜 업무는 회의가 끝난 뒤에 이어지거든요. 먼저, 그날그날 회의를 마친 뒤에는 회의록을 정리해보세요. 팀원들도 회의 내용을 다시 한 번 살펴볼 수 있도록 공유해주시고요. 회의록을 작성하면서 전체적인 회의 흐름을 다시 한 번 꼼꼼히 살펴보면 회의 때 미처 얘기하지 못했던 부분들이나, 중요 포인트를 짚어내는 연습이 이뤄질 거예요. (☞ 퇴근이 빨라지는 '회의록' 작성 비결)

가장 중요한 건, 회의에서 논의된 내용들 가운데 내가 수행해야 할 액션 아이템을 체크하고 업무 리스트에 반영하는 건데요. 본인이 직접적으로 해야할 업무 사항이 없더라도, 내 업무를 진행할 때 참고해야 할 내용이나 추후에 챙겨야 할 일들이 언급됐다면 잊지 않도록 잘 보이는 곳에 메모해두세요. 회의에서 자신이 공유한 내용에 대해 피드백을 받았다면, 이또한 빠짐없이 챙겨서 업무에 반영할 수 있도록 합니다. 

마지막으로, 내가 회의의 흐름을 잘 따라갔는지, 혹은 의견을 낼 때 미흡했던 부분은 없었는지 점검해보는 단계를 거쳐보세요. 회의를 녹음해뒀다가 다시 들어보면 자신의 화법이나 어휘, 목소리 톤, 말하는 속도 등을 체크하는 데 도움이 됩니다.

지금까지 회의에 참여하는 기본 스킬에 대해 알아봤어요. 회의 경험이 많지 않은 신입사원이라면 처음엔 회의가 어렵게 느껴지는 게 당연해요. 퍼뜩이는 아이디어나 의견을 내야 한다는 압박감에서 벗어나세요. 함께 대화를 나누고 고민을 함께 한다는 것 자체에 몰입하고, 팀원들의 이야기를 귀기울여 듣다 보면 나날이 말문이 트여갈 거예요. 어깨를 활짝 펴고, 자신감을 가지시길 바랍니다!

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박지민 기자 [email protected]