백전백승 제안서 작성법! 바로 써먹어보세요

기획 직무에게 ‘제안서’란? 두렵지만 평생 함께 가야 할...그런 존재죠. 고객을 설득하고 새로운 프로젝트를 수주해야 할 때, 제안서 작성 업무를 쉴 새 없이 맞닥뜨리게 되거든요. 제안서는 말그대로 프로젝트를 어떻게 진행할 것인지 제안하는 내용을 담은 문서를 뜻하는데요. 이 문서를 통해 사업 수주 여부가 정해질 뿐만 아니라, 프로젝트를 진행하는 동안에는 업무의 방향성이 흐트러지지 않게 잡아주는 가이드가 되기도 합니다.

매번 새로운 제안서 작업을 앞두고 막막한 기분을 느끼는 건, 아마 대부분의 직장인들이 마찬가지일 텐데요. 맨땅에 헤딩도 머리를 가져다대는 요령을 알고 하면 고통이 좀 덜하지 않겠어요? 제안서 작성 업무에 돌입하기에 앞서, 일을 어떤 순서로 어떻게 진행해야 하는지만 알고 있어도 막막함이 한결 해소될 거예요. 지금 당장 써먹을 수 있는 제안서 작성 노하우, <낀·완·가>가 알려드립니다.

(A) 카누는 컴팩트한 사이즈로 어디든 편리하게 들고 다닐 수 있는 커피로, 에스프레소 추출로 얻은 고품질 커피 파우더와 원두를 최적의 비율로 블렌딩해 조화로운 향미를 제공합니다. 

(B) 세상에서 가장 작은 카페, 카누

여러분은 둘 중 어떤 문구에 시선이 꽂히시나요? 훨씬 적은 글자수로 제품의 콘셉트와 USP(Unique Selling Proposition)를 강렬하게 표현한 B가 뇌리에 박히죠. 아무리 자랑거리가 많아도 제품/서비스의 장점을 구구절절 늘어놓으면 듣는 사람은 피로감만 쌓일 뿐, 정작 머릿속에는 단 한 줄의 정보도 남지 않을 공산이 큽니다. 

제안서를 보는 사람에게 나의 제안을 강력하게 각인시키려면, 기억에 남을 만한 강력한 메시지를 정하고 일관되게 관철하는 것이 무엇보다 중요한데요. 기획을 1줄로 명료하게 표현한 ‘핵심 메시지’는 제안서 전체를 아우르는 콘셉트를 도출해내는 열쇠 역할을 하기도 합니다. 

핵심 메시지는 크게 2가지 요소를 충족할 수 있어야 하는데요. 첫째, 고객의 가려운 부분을 긁어줄 수 있는 내용이어야 합니다. 이를 위해서는 고객이 가진 문제를 정확히 파악하고 이를 해결할 수 있는 솔루션이 무엇인지 정의 내리는 과정이 필요해요. 솔루션을 정의하는 노하우는 지난 번에 알려드렸던 기획의 기본기를 참고해보세요! (☞상사가 OK하는 기획은 기본부터 남다르다!)

두 번째로는 경쟁사와 확실하게 차별화를 이루는 내용이어야 합니다. 여기서 주의해야 할 부분은 고객이 느끼기에 유의미한 차별점이어야 한다는 거예요. 차별화를 꾀하느라 고객의 니즈와 거리가 멀어진다면, ‘독특하긴 한데…이걸로 어떤 효과를 얻을 수 있을 지 모르겠네’라는 생각이 들 수 있겠죠. 

제안서가 산으로 간다? 이것부터 정리하세요

30장, 40장, 50장…많게는 100여 장에 이르는 제안서도 심심찮게 볼 수 있는데요. 이렇게 긴 분량의 제안서를 보면, 논리의 흐름이 길을 잃고 갈팡질팡 하는 경우가 꽤 빈번합니다. 뼈대를 제대로 세우지 않고 지은 건물이 쉽게 무너지듯이, 제안서도 마찬가지이거든요. 건물을 지을 땐 벽돌을 쌓고 지붕을 얹기 전에 우선 골조부터 탄탄하게 다잡는 과정이 필요합니다. 제안서에서는 ‘목차’를 정하는 것이 골조 작업에 해당하겠죠. 

제안서의 목차를 구성할 땐 RFP(Request For Proposal, 제안요청서)에서 제시하는 내용을 가장 먼저 따릅니다. 이렇게 하면 RFP의 요구사항을 빼먹지 않을 수 있을 뿐더러, 고객의 관점에서 논리를 전개하기가 수월해져요. 그 다음으로는 RFP에서 제시한 평가기준에 따라, 배점이 높은 항목을 비중있게 다룰 수 있도록 목차에 반영해주세요. 

RFP가 없다면, 일반적으로 논리를 전개하기 수월한 구조를 짜봅니다. 대개 ‘제안 배경 - 프로젝트 전략 - 상세 제안 내용 - 수행 일정 - 수행 능력(업체 이력)’ 순으로 대목차를 구성하게 되는데요. 고객과의 커뮤니케이션을 통해 가장 핵심적인 이슈가 무엇인지 면밀하게 파악하고, 중요도가 큰 요소가 충분히 비중있게 다뤄지게끔 페이지를 할당합니다. 

아직 제안서 작성 업무가 익숙치 않아 상사의 사전 컨펌이 필요하다면, 표를 만들어 대목차를 정리하고 각 장표별 내용을 1줄로 적어보세요. 어떤 자료를 넣을 예정인지도 간략하게 써주면 더욱 좋습니다. 예를 들어, ‘14p 경쟁사 분석: 신제품 팝업스토어 사례’와 같이 말이죠. 이렇게 정리한 내용을 상사에게 먼저 보여주면 전체적인 흐름에 대한 피드백을 미리 받을 수 있어서, 기껏 만든 문서가 죄다 날아가는 대참사를 피할 수 있답니다.

하고 싶은 말, 한 눈에 딱! 보여주세요

앞서 말씀드렸다시피, 장황한 설명은 보는 사람으로 하여금 아무런 감흥도 일으키지 않는데요. 깨알 같은 글씨로 줄글이 빼곡하게 적힌 전공서를 보면 영혼이 탈곡되는 것처럼, 하고싶은 말을 있는 대로 구구절절 적어놓은 제안서는 매력도가 확 떨어지기 마련입니다. 

목차 구성을 통해 제안서의 전체적인 흐름을 잡았듯이, 각 페이지마다 들어가는 내용도 구조를 탄탄하게 잡아주는 작업이 필요한데요. 고객이 별도의 설명을 듣지 않고도 장표에 적힌 내용을 이해할 수 있도록, 서술식이 아니라 개요식으로 간결하게 텍스트를 작성합니다.  
시선이 움직이는 방향에 따라 자연스럽게 논리의 흐름이 이어질 수 있도록 정보를 배치하는 것도 중요해요. 일반적으로 콘텐츠를 볼 때 사람의 시선은 왼쪽에서 오른쪽으로, 위에서 아래로 흐르며 전체적인 내용을 인지합니다.

장표 구성에 있어서 또 한 가지 중요한 부분은, 한 장에 너무 많은 이야기를 담으려고 하지 말아야 한다는 건데요. 페이지별 정보의 양이 너무 많으면 머리에 잘 들어오지 않을 뿐더러, 핵심적으로 전달하고자 하는 바가 무엇인지 파악하기 어려워집니다. 

표와 도형, 포인트 컬러 등을 적절히 활용해 내용을 도식화하면 똑같은 정보도 한결 이해하기 쉽게, 효과적으로 전달할 수 있는데요. 알아두면 유용하게 써먹을 수 있는 도식화 노하우는 다음 번 <낀·완·가>에서 좀 더 상세하게 다뤄볼게요.

마지막 디테일까지 챙겨라

핵심 메시지와 컨셉이 제안서의 강력한 한 방을 좌지우지한다면, 제안서의 마지막 완성도를 결정하는 것은 꼼꼼함입니다. 호흡이 짧지 않은 문서인 만큼, 놓친 부분이 없는지 아주 가까이에서 들여다봐야 하고요. 멀찍이 떨어져 전체적인 구성이 자연스러운지도 살펴야 하죠. 

대개 제안서는 마감 기한이 정해져 있기 때문에, 시간에 쫓기다보면 치명적인 오류를 놓치는 경우도 많은데요. 최종 제출 전에 어떤 부분들을 살펴봐야 하는지 체크리스트를 만들어두면 효율적으로 꼼꼼하게 완성도를 챙길 수 있어요. 제안서를 제출하기 전에 검토해야 하는 부분들을 아래에 몇 가지 적어뒀으니, 참고해보세요!

⭐제안서 검토 체크리스트 예시⭐

✅고객의 핵심 문제를 다뤘는가
✅차별화 요소가 강조됐는가
✅RFP의 요구사항을 모두 다뤘는가
✅주요 평가 항목을 비중있게 다뤘는가
✅흐름이 어색한 부분은 없는가
✅논리에 비약이 없는가
✅모든 내용이 쉽게 이해되는가
✅중요한 수치를 틀리지 않았는가
✅비문과 오탈자는 없는가
✅모든 페이지의 서식이 제대로 적용됐는가

오늘은 논리적인 제안서를 작성할 수 있는 기본 노하우에 대해 알아봤는데요. 여기에 다음주에 알려드릴 도식화 노하우까지 익히고 나면, 더이상 제안서 작성 업무가 막막하게 느껴지지 않을 거예요. 다음주 <낀·완·가>를 기대해주세요!

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박지민 기자 [email protected]