응답률 UP! 답장을 부르는 콜드메일 작성법

직장에서 메일은 빼놓을 수 없는 커뮤니케이션 수단이에요. 직종, 목적에 관계 없이 메신저만큼이나 소통 수단으로 자주 사용하기 때문에 <쌩신입 완벽 적응 가이드>에서 기초적인 메일 작성 방법(☞‘보내기’ 클릭 전 확인! 비즈니스 이메일 작성법)을 알아보기도 했고요.

직장에서 메일을 쓰는 목적은 다양하지만, 연차가 어느 정도 쌓이면 메일을 통해 조직 외부 사람에게 새로운 제안을 하거나 협업을 요청하는 경우가 더욱 빈번해져요. 이렇게 낯선 사람 혹은 조직에 처음으로 보내는 메일을 ‘콜드메일’이라 부르는데요. 아직 따뜻한 관계가 형성되지 않은, 서로 만난 적 없는 차가운(cold) 관계에서 보낸 메일이란 뜻입니다.

연결고리가 전혀 없는 낯선 사람에게 호의적인 답장을 받아내기가 쉽지만은 않아요. 콜드메일의 응답률을 높이려면 어떻게 작성해야 할까요? 콜드메일을 작성할 때 고려해야 할 요소부터 놓치기 쉬운 실수까지 하나씩 챙겨봅시다!

콜드메일의 결과, 성과로 직결된다

콜드메일은 한 마디로 조직 외부의 모르는 사람에게 보내는 제안·홍보 메일이에요. 따라서 콜드메일의 목적은 분명한데요. 자사의 기획이나 서비스·상품을 메일로 소개하고, 회사에 이익이 될 상대방의 행동을 끌어내기 위한 작업입니다.

직장에서 콜드메일이 필요한 상황은 다양해요. 새로운 파트너를 찾을 때, 영업사원이 잠재고객을 고객으로 확보하려 할 때, 자사의 새로운 프로모션을 알릴 때, 콘텐츠 제휴 및 광고를 제안할 때 등 여러 가지 상황에서 쓰이죠. 콜드메일 하나로 새로운 파트너가 연결돼 일의 물꼬가 트이거나, 신규 고객 확보로 영업 이익이 증가할 수도 있고요.

이렇게 잘 쓴 콜드메일 하나는 훌륭한 기획서 못지않게 성과로 연결될 수 있어요. 하지만 낯선 사람에게 보내는 만큼 매번 호의적인 반응을 얻기란 쉽지 않죠. 광고 같은 메일은 피로도를 높여 오히려 반감을 살 수 있고요. 따라서 "어떻게 하면 내 메일에 답변하게 만들까?"와 같은 고민은 콜드메일을 작성하기 전 반드시 생각해봐야 할 요소입니다.

이것만은 챙기자, 콜드메일의 ‘3단 구성’

콜드메일의 제목부터 마무리까지, 응답률을 높이기 위해 반드시 고려하면 좋을 작성법을 살펴볼게요.

① 오픈율을 결정짓는 도입부

✅ 간략하되 핵심이 담긴 제목
하루에도 수많은 메일이 쌓이고, 낯선 사람이 보낸 메일이라면 읽지 않거나 휴지통으로 가기 십상인데요. 메일함에 들어가면 가장 먼저 보이는 건 제목입니다. 제목에서 시선을 사로잡는다면 콜드메일의 운명은 달라질 거예요. 제목은 PC 메일함, 모바일 메일함 어느 곳에서나 잘 보이도록 간략하게 작성하되, 핵심 제안 내용을 분명하게 드러내세요. 메일 제목이 길어질수록 무엇을 위한 메일인지 한눈에 파악하기 쉽지 않습니다. 이때 제목에 상대방의 이름을 넣으면, 한 사람만을 위한 메일로 느껴져 곧장 삭제되지 않고 한 번 더 열어보게 만드는 효과가 있어요.

제목 예시
- [회사명] OO님께 콘텐츠 제휴를 제안드립니다.
- OO님께, □□ 해결을 위한 신규 업무툴을 소개합니다.

✅ 적절한 정보가 담긴 자기소개
사람을 처음 만나는 자리에서 소개부터 시작하죠. 메일이라고 다를 건 없습니다. 낯선 사람에게 나를 먼저 소개해야 상대방도 안심하고 이야기를 들을 테니까요. 도입부에는 보낸 사람과 내가 속한 회사에 대한 적절한 양의 정보를 제공해야 합니다. 기초적인 회사 정보는 배경지식으로 두고 제안의 맥락을 이해해야, 결정할 때 많은 고민이 필요 없으니까요. 다만, 너무 많은 정보는 콜드메일에서 피로도를 유발할 수 있습니다. 제안 내용과 관련된 소개를 핵심적으로 제공하는 것이 좋습니다.

자기소개 필수 정보 예시
(예시1) 칼럼 기고 제안 : 이름, 소속, 기존 콘텐츠 주제, 독자층 특징과 규모 등
(예시2) 신규 서비스 영업 : 이름, 소속, 핵심 서비스, 기존 성과 사례 등

② 마음을 움직이는 본문

✅ 개인화된 내용
누가 봐도 복사, 붙여넣기 한 것 같은 메일로 타인의 마음을 움직일 순 없습니다. 읽는 사람이 본인에게 초점이 맞춰졌다고 느낄 수 있도록 메일을 작성해 주세요. 앞서 말한 것처럼 제목에 ‘OOO님’이라는 이름만 적혀 있어도 한 번은 더 다시 보게 되는데요. 본문에서는 단순히 이름, 소속 등 개인화된 정보를 작성하는 데 그치는 것이 아니라, '당신의 어떤 점이 좋아 메일을 보냈다' 혹은 ‘당신의 어떠한 상황 때문에 이것이 필요할 것 같다’와 같이 사전 조사를 통해 상대방에 맞춘 내용을 작성하세요. 읽는 사람은 나에게 관심이 있고, 나를 잘 알고 있다고 생각하게 돼 메일의 내용을 한 번 더 고려하게 될 것입니다.

개인화 본문 예시
OOO님께서 2023년 3월 발표하신 빅데이터 논문을 잘 읽었습니다.
이번에 진행될 신규 프로젝트에 빅데이터에 관한 전문가의 견해가 필요해…

✅ 상대방의 문제 해결 제안
가장 중요한 내용입니다. 콜드메일에서는 제품의 기능, 효과, 장점 등을 강조하기보다 상대방에게 무엇을 줄 수 있는지 확실하게 알려줘야 합니다. 제안하는 내용을 통해 ①이것이 왜 필요한지 ②어떤 문제를 해결해 줄 수 있는지 ③무엇을 얻을 수 있는지 알려주세요.

문제 해결 제안 예시
(예시1) 이번 콘텐츠 제휴가 OO사 서비스의 신규 가입자 수를 증가시킬 수 있는 기회가 될 것이라 기대합니다.
(예시2) 저희는 기존 서비스를 통해 [경쟁사들의 이름]의 고객 데이터 관리 문제를 해결해 왔습니다. 이번에 소개드리는 신규 서비스는 OO기능을 추가했으며, 이를 통해 고객 데이터 관리뿐만 아니라 CRM마케팅을 효율적으로 시행할 수 있을 것입니다.

③응답률을 결정짓는 마무리

✅ 다음 행동(CTA : Call To Action) 제시
읽는 사람이 메일 내용에 충분히 공감했더라도, 그 뒤에 무엇을 해야 할지 제시되어 있지 않다면, 행동으로 연결되지 않습니다. 메일에 대한 응답으로 어떤 행동을 취해야 하는지 메일을 마무리하며 제시해 주세요.

CTA 예시
- 추가 설명을 원하신다면 메일로 답신 부탁드리겠습니다.
- 콘텐츠 제휴가 가능하시다면 010-0000-0000으로 연락 부탁드립니다.
- 아래 폼을 통해 편하신 시간으로 일정을 등록해 주세요. 무료 컨설팅을 준비하도록 하겠습니다.

콜드메일 작성 전후 확인해 볼 4가지 질문

콜드메일을 다 작성한 후, 보내고 난 뒤 확인해 보면 좋을 요소들이에요. 마지막으로 아래 질문에 답해보며 콜드메일을 통한 성과를 높여보세요.

① 제안 내용이 잘 드러나는가?
콜드메일을 정성 들여 읽는 사람은 드뭅니다. 본문의 길이가 짧든, 길든 읽는 사람이 어렵지 않게 핵심 내용을 파악할 수 있어야 해요. 제안 내용이 너무 끝에 나오지 않게 배치하고, 볼드처리나 글자색을 입혀서 무엇을 말하고 싶은지 확실하게 드러내 주세요.

② 간결하게 작성했는가?
너무 많은 정보를 담으려고 하는 것은 작성자의 욕심일 수 있어요. 호기심을 일으키고 추가 연락이 이뤄지게끔 매력적으로 작성하는 것이 콜드메일의 핵심이거든요. 설명이 필요하지만 내용이 너무 길어진다면 링크를 삽입하거나, 첨부파일로 대신하는 것도 한 방법이 될 수 있습니다.

③ 첨부파일 제목을 확인했는가?
설정에 따라 메일함의 메일 목록에서 첨부파일의 제목이 드러나는 경우가 많아요. 첨부파일의 제목은 대외용으로 간결하게 바꿔주세요.

④ 분석하고 개선했는가?
콜드메일을 언제, 어떻게 보내느냐에 따라 응답률이 달라질 수 있습니다. 제목, 보내는 시간, 보내는 사람 등을 바꿔가면서 테스트를 진행해 보세요. 우리 회사에 맞는 최적의 콜드메일 작성 방법을 알게 될 것입니다.

오늘은 응답률을 높이는 콜드메일 작성법에 대해 알아봤어요. 콜드메일을 작성할 때 가장 필요한 자세는 '내가 이 메일을 받았을 때 답장하고 싶을까?' 생각해보는 것입니다. 상대방의 입장에서 메일을 다시 바라볼 때, 설들력 있고 매력적인 메일이 쓰여질 거예요. 여러분의 눈부신 성과를 함께 응원하며, <낀·완·가>는 다음 이 시간에 더 알찬 내용으로 찾아올게요!

⭐<낀세대 완벽 적응 가이드>는 연재중⭐

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장경림 기자 [email protected]