한눈에 딱! 시선을 사로잡는 제안서 시각화 노하우

지난 시간 <낀·완·가>에서는 바로 써먹을 수 있는 제안서 작성 노하우를 알아봤어요. 매력적인 제안서를 작성하기 위해선 내용을 ‘구조화’하자는 이야기를 전했는데요. 하고 싶은 말을 장황한 설명으로 늘어놓기보단 표와 도형, 포인트 컬러 등을 활용해 도식화하면 똑같은 정보도 한결 이해하기 쉽게, 효과적으로 전달할 수 있기 때문입니다.

그런데, 막상 백지를 창에 띄워두고 작업을 시작하자니 막막하기만 해요. ‘디자인도 잘 못하는데 어떻게 만들지?’, ‘그래프 작업 잘 못하는데’라는 걱정도 앞설 테고요. 그래서 오늘 내용을 준비했어요. 황금 손이 아니어도, 제안서 작성 경험이 적어도 내용을 한눈에 딱! 표현할 수 있도록 도식화의 핵심 노하우를 정리했습니다.

① 도식화가 왜 필요해?

보고서나 제안서 작성 경험이 적다면 "도식화가 뭔가요?", "글로 충분히 표현할 수 있지 않나요?"라는 의문부터 생길 수 있어요. 도식화란 사물의 구조, 관계, 변화 상태 따위를 그림이나 양식으로 만든다는 의미인데요.

도식화가 필요한 이유는 한눈에 직관적으로 메시지를 전달하기 위해서예요. 인간은 감각기관을 통해 획득하는 정보 중 80% 이상이 시각을 통해 얻어진다고 해요. 장황한 설명보단 잘 만든 시각자료가 상대방의 이해를 더 빠르게 도울 수 있고, 설득력이 높일 수 있다는 말이죠. 진짜 그런지 다음 예시로 한번 확인해볼까요?

헤드헌터에 의하면 이직 시 후보자들이 선호한 기업은 대기업 93.3%, 외국계 기업 2.2%, 기타 의견이 4.4%로 나타났습니다. 반면 채용 담당자들은 후보자들이 대기업 66.7%, 스타트업 13.9%, 외국계 기업 11.1%, 기타 8.4%로 선호한다고 밝혔습니다.

어떤가요? 한 단어씩 곱씹으며 읽는다고 해도 직관적으로 내용을 인식하기가 쉽지는 않죠. 이 문장을 도식화해 볼게요. 아래의 그래프를 비교해 살펴보세요.

글자로 된 정보를 그래프로 나타내니 헤드헌터와 채용 담당자의 답변을 나눠 비교하게 되고, 한눈에 파악하기 쉽지 않나요? 가장 많은 항목이 무엇인지도 잘 보이고요. 또 각 기업의 비중이 얼마나 다른지도 바로 알 수 있고요. 이렇게 글로 된 설명을 읽는 것보다 시각자료로 인지할 때 정보가 빠르게 머릿속에 각인됨을 느낄 수 있습니다.

② 도식화, 어떻게 할까?

도식화 작업이 익숙지 않다면 어떤 내용을, 어떤 모양으로 담아내야 할지 고민스럽죠. 여기서 중요한 건 디자인보다 내용을 먼저 생각해야 한다는 거예요. 아무리 화려한 디자인으로 꾸며도 핵심 내용을 직관적으로 표현하지 못하면 제안서가 제 기능을 하지 못하니까요.

즉 도식화의 핵심은 '디자인한다'는 생각으로 접근하지 않고, 단순화 및 시각화 작업으로 봐야한다는 점입니다. 정보를 관점에 따라 분류하고, 도식화 도구(도형, 이미지 등)을 사용해 메시지(흐름, 변화, 이동 등)를 담아내는 작업이에요. 아래 작업 순서를 기억해 두면, 도식화가 보다 수월하게 느껴질 거예요.

위 순서에 따르면 가장 먼저 내용부터 정보를 추출하고 분류해야 하는데요. 첫 번째 단계에서는 핵심 키워드가 무엇이며, 키워드를 가장 잘 표현해 줄 수 있는 모양은 무엇인지 결정해야 해요. 이때 단어 간에 어떤 위계가 있는지, 흐름이 있는지, 관계는 무엇인지 등을 분석해야 하고요. 말로만 들으니 어려울 수도 있어요. 아래 예시에서 더 자세히 알아봅시다.

도식화의 실전, 이렇게 해보세요!

앞선 내용에서는 도식화의 필요성과 작업 순서를 알아봤어요. 이제부터는 도식화 작업의 예시를 함께 살펴보겠습니다.

코로나19로 2019년에 비해 2020년의 수출량이 급감했습니다. 이에 따라 매출이 크게 감소했는데요, 2019년 500억 원에서 2020년 300억 원으로 하락했고 이것은 약 40%가 하락한 수치입니다.

위 내용으로 도식화 자료를 만들고자 해요. 짧은 문장이지만 연도부터 수출량, 매출액까지 정보가 다양합니다. 전하고자 하는 핵심 메시지를 직관적으로 파악하기가 쉽지 않은데요.

가장 핵심적인 메시지를 추출해 보자면 '매출액 40% 감소'라고 할 수 있어요. 2019년과 2020년의 매출액이 서로 다르고, 감소했다는 것을 중심으로 도식화를 해보겠습니다.

먼저 2019년, 2020년, 500억 원, 300억 원이라는 핵심 키워드를 추출했어요. 매출액의 변화를 한눈에 볼 수 있도록 연도를 가로축으로, 매출액을 세로축으로 하여 도형으로 나타냈고요. 그 위에 아래로 향하는 화살표를 삽입해 매출 하락을 직관적으로 표현했습니다. 마지막으로 주요 원인인 수출량 감소를 2019년과 2020년 사이 삽입했습니다. 이렇게 한 장의 이미지로 매출이 급감하는 변화와 원인, 구체적인 수치를 나타낼 수 있어요.


다음으로는 도형의 배치와 종류에 따라 다른 뜻을 표현하고 있는 사례를 살펴볼게요. 아래 도형을 자세히 살펴보면 (A)와 (B)는 같은 단어들로 이뤄져 있어요. 하지만 두 개의 도식화 자료는 다르게 해석될 수 있습니다.

(A) 자료는 2024년 신상품 출시라는 목표를 위해 진행되어야 할 순서를 담고 있습니다. 고객분석, 경쟁사분석, 상품군선정이 순차적으로 이뤄진다는 것을 표현하기 위해 같은 선상에 배치했고, 화살표로 진행 순서를 표시했어요. 최종 목표가 2024년 신상품 출시라는 점을 화살표 끝에 둬서 나타냈고요.

반면 (B)는 2024년 신상품 출시라는 목표를 먼저 떠올리게 만들고, 이 목표를 이루기 위해 무엇을 해야 하는가에 대해 나타냈어요. (A)와 달리 고객분석, 경쟁사분석, 상품군선정 사이에는 순서가 없습니다. 그저 한 가지 목표를 위한 작업 3가지를 같은 위계로 보여주고 있죠.

이렇듯 도형의 배치와 순서, 화살표, 수식 기호 등으로 내용이 전혀 다르게 표현될 수 있습니다. 도식화의 다양한 예시를 보면서 나의 메시지를 전달하기 위한 아이디어를 떠올려 보세요.

✅ 도식화의 핵심은 단순화입니다.
제안서를 만들다 보면 디자인을 우선시하기 쉽습니다. 그러나 도식화는 내용을 단순화해서 표현하기 위한 작업이에요. 그라데이션, 입체효과, 그림자효과 등의 효과보다 내용 전달에 초점을 맞춰주세요. 앞서 살펴봤듯이 도형의 크기, 배치, 화살표의 방향 등 단순한 형태로도 표현할 수 있다는 점을 기억합시다.

✅ PPT의 SmartArt 기능을 적절하게 활용하세요.
마이크로소프트 PPT에서는 SmartArt 기능을 제공하고 있습니다. 일일이 도형을 배치하지 않아도 다양한 유형의 도식화 작업을 쉽게 할 수 있는데요. 표현하기 쉬운 내용은 직접 도형으로 나타내되, 구조가 복잡하거나 표현하기 어려울 땐 SmartArt를 사용한다면, 좀 더 빠른 작업을 실행할 수 있을 것입니다. 다만 기본 기능에 의존하다 보면 핵심 내용을 틀에 맞추느라 왜곡할 수 있어요. 전하고자 하는 내용부터 확실하게 정리해야 한다는 점을 잊지 마세요.

✅ 핵심 컬러를 지정하세요.
너무 많은 색깔은 가독성을 떨어트리고, 지저분한 제안서를 만들 수 있습니다. 제목이나 중요한 내용, 변화 강조 등을 표현할 핵심 컬러 1~2개를 지정해 사용하세요. 아래 링크에서 색상을 지정할 때 참고하기 좋은 사이트를 살펴보실 수 있습니다.

- 어도비컬러 : 색상 휠을 통해 유사색, 보색 등을 추천받을 수 있습니다.
- LOLCOLORS : 많은 사람이 '좋아요'를 누른 컬러 팔레트를 볼 수 있습니다.

✅ 가독성이 좋은 폰트를 사용하세요.
폰트를 선정할 때는 가독성을 최우선으로 고려해야 합니다. 화려하고 예쁜 폰트보다는 고딕체와 같은 깔끔한 폰트를 사용합시다. 불법 다운로드를 하지 않아도, 기업에서 배포하는 무료 폰트가 있는데요. 제안서에 사용하기 좋은 몇 가지를 추천할게요. 상업적으로 이용 가능한 무료 폰트입니다.

- 본고딕체
- 나눔글꼴 모음
- 태폰트 모음

오늘은 도식화를 쉽게 할 수 있는 노하우를 알아봤어요. 제안서 작성 경험이 적어도 전하고자 하는 핵심 내용만 확실히 한다면 도식화가 훨씬 쉬워질 거예요. 오늘 알려드린 순서와 꿀팁을 사용해 멋진 제안서를 완성해 보세요! 그럼 다음 주에도 <낀·완·가>는 유용한 직장생활 팁을 담아 돌아올게요.

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장경림 기자 [email protected]