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신년회 준비를 맡았다!행사 준비 체크리스트 A to Z

[낀세대 완벽 적응 가이드] 신년회부터 워크숍까지 행사 준비 이렇게

2024. 01. 05 (금) 17:29 | 최종 업데이트 2024. 01. 08 (월) 10:56
 
신입 : 신년회 준비를 맡다니…! 뭐부터 해야 할까요?
동료 : 저도 회사에서 이런 준비는 처음이라…
아리 : 날짜는 확정이니 참여 인원을 조사하고, 장소부터 알아볼까요?
한 해의 시작과 함께 열리는 신년회부터 전사 워크숍, 외부인 초청 행사 등 회사에서는 여러 성격의 오프라인 행사가 열립니다. 사내 행사는 동료와 팀워크를 다지고, 반복적인 직장생활에서 벗어나 새로운 활력을 얻는 기회가 되곤 하죠. 외부인 초청 행사의 경우 회사를 홍보하는 중요한 계기가 되고요. 오프라인 행사는 이렇게 분명한 목적을 갖고 진행되는데요. 하지만 꼼꼼한 준비 과정 없이 성공적인 행사를 열기란 쉽지 않습니다.

사내 행사는 조직문화를 담당하는 인사팀 등에서 주관하기도 하지만, 팀 내부에서 이뤄지는 소규모 워크숍이나 여러 명의 인원이 필요한 큰 행사의 경우 직무와 무관하게 준비 과정에 참여하는 경우가 생깁니다. 예산부터 장소까지 고려해야 할 것이 한둘이 아니다 보니, 행사 운영 경험이 없다면 당황할 수밖에 없죠.

여행 가기 전 필요한 목록을 체크리스트로 정리하는 것처럼, 사내 행사 준비도 체크리스트를 갖춰두면 준비 과정이 더욱 수월할 거예요. 오늘은 여러 사내 행사에 적용할 수 있는 준비 단계를 익혀두고, 실제 업무에 적용할 수 있도록 체크리스트를 챙겨봅시다!
 

1단계 : 행사의 기초 정보 모으기

① 행사의 목적을 분명히 하기
본격적인 행사 준비에 앞서 기초적인 작업이 필요합니다. 가장 먼저 해야 할 일은 행사의 목적을 명확하게 하는 것입니다. 팀워크를 다지기 위한 행사라면 그에 맞는 프로그램 기획이 필요할 테고, 브랜드나 상품을 소개하는 자리라면 그에 맞는 장소 대관과 초청장 및 출력물 등이 필요하니까요. 목적을 분명히 하기 위해서 ①이 행사에서 무엇을 전하고 싶은지 ②이 행사를 통해 참석자가 무엇을 어떻게 기억하면 좋겠는지 작성해 보면 도움이 됩니다.

② 일자와 시간 정하기
일자와 시간은 보통 논의를 통해 정해져 있는 경우가 많을 거예요. 그러나 일정부터 정해야 하는 행사를 기획하고 있다면 먼저 업무 일정을 고려해 반드시 제외해야 할 날짜를 빼고, 가능한 날짜를 몇 개 정해 후보로 둡니다. 이후 참석자의 일정에 맞춰 장소 대관을 고려하면 수월하겠죠?

③ 예산 확인 및 관리 문서 만들기
사내 행사 준비는 회사가 정해 놓은 예산 안에서 이뤄질 수밖에 없습니다. 전체 예산을 파악한 뒤 총무를 정해 엑셀, 노션 등으로 준비 인원이 공유할 수 있는 예산 관리 문서를 만드세요. 돈을 지불해야 할 항목이 무엇인지 한 페이지로 파악하기 쉽고, 실제 금액을 쓰는 즉시 기록하면 잔액 관리가 수월합니다. 이 기록은 다음 행사의 인수인계를 할 때도 좋은 자료가 됩니다.

④ 행사 준비 인원 모으기
행사 준비는 기존 업무와 병행하며 틈틈이 해야 할 수 있고, 날짜가 다가오면 기존 업무보다 행사 준비에 몰두해야 할 시기도 생기는데요. 이를 감안해 행사 준비 인원은 이 과정에 자발적으로 참여하고 애정을 쏟을 수 있는 사람과 함께하는 것이 중요합니다. 역할 분담을 통해 준비 기간을 효율적으로 사용하는 노력도 필요하고요. 내부 인원으로 준비하기 어려운 큰 행사라면 행사 전문 업체 및 에이전시를 이용하는 것도 한 방법이에요. 에이전시에 행사 전체 준비를 맡길 수도 있고, 일부만 맡길 수도 있으니 회사 상황에 따라 고려해 보세요.
행사 준비 사전 작업 
✅ 행사 목적 : 무엇을 전하고 싶은지 확실하게 정하기
✅ 일자 및 시간 : 장소 대관을 대비해 후보 날짜 몇 개를 골라두기
✅ 예산 : 전체 예산 확인하고 예상·사용 비용 문서로 기록 및 공유하기
✅ 준비 인원 : 적극적인 동료와 함께하기 & 에이전시 이용도 좋은 방법

2단계 : 예약 및 준비하기

① 장소 탐색 및 선정

적합한 장소를 선택하는 것은 본격적인 행사 준비의 시작입니다. 행사 목적에 적절한 장소여야 할 뿐만 아니라 비용, 수용 인원, 접근성 등 고려해야 할 것이 많은데요. 아래 체크리스트를 확인해 적합한 후보 장소 몇 가지를 추린 뒤 가능한 한 발품을 팔아 모든 장소를 직접 확인해 결정하세요. 많은 인원이 참석하는 행사인 만큼 참석자들의 접근성과 동선을 상상해 불편함이 적은 장소를 고르는 게 좋겠죠?

예를 들어 신년회의 경우 한 해의 계획을 발표하고, 전사 팀원이 참석하는 자리인 만큼 수용 인원이 많고, 회사와 이동 거리가 멀지 않으며, 교통이 편리하고 주차가 가능한 곳이 적합할 겁니다. 한편 많은 인원이 참여하는 1박 2일 워크숍이라면 숙박 시설이 깔끔하고, 레크리에이션을 할 수 있는 장소가 있고, 식사가 제공되면 준비 과정이 훨씬 수월하겠죠. 행사의 목적을 분명히 한 뒤, 행사의 분위기나 콘셉트를 정했다면 장소 선택의 우선순위가 보일 것입니다.
장소 대관 시 체크리스트
✅ 예산에 적절한 비용인가?
✅ 최대 수용 인원이 몇 명인가?
✅ 접근성 및 교통수단이 편리한가?
✅ 주차는 몇 대까지 가능한가?
✅ 장소 크기, 인테리어, 자리 배치는 행사에 적절한가?
✅ 기본 제공 및 대여 가능 물품은 무엇인가?
✅ 식사 포함 행사일 경우 식사가 잘 준비되는가?
✅ 식전 세팅와 뒷정리는 어디까지 누가 하는가?

② 사전 확보 및 섭외

장소 선정을 마쳤다면 그 외 제작과 예약이 필요한 항목부터 먼저 준비합시다. 특히 단체복이나 현수막, 기념품, 행사 포스터, 초청장 등은 디자인 및 제작 기간이 소요되기 때문에 일정을 여유롭게 잡고 주문하는 것이 좋겠죠? 또 당일 프로그램 진행에 필요한 명찰, 볼펜 등의 문구류는 모자람 없이 인원수 이상으로 넉넉하게 준비하고요.

큰 행사의 경우 외부 진행자를 초청하거나, 사진 및 영상 촬영을 전문업체나 전문 프리랜서에게 맡기기도 하는데요. 회사가 기존에 거래해 온 곳이 없다면 숨고, 탈잉, 크몽 등 프리랜서 전문가 섭외 사이트를 활용하는 것도 한 방법입니다. 일정과 장소가 확정되었다면 최대한 빠르게 섭외하고, 만약 사내 인원 중 진행자나 사진 담당자가 있다면 사전에 요청해 손발을 맞춰보고 연습하는 기간을 확보하세요.

한편 식사 시간이 포함된 행사라면 대관 장소의 식사나 케이터링 서비스 예약도 필요할 것입니다. 적은 인원의 행사라면 동선이 편한 식당을 알아보고 예약을 하는 게 좋겠죠. 행사 중간에 즐길 수 있는 다과나 음료 등도 준비하세요. 특히 식사가 포함된 행사는 식사의 질이 행사의 만족도에 크게 영향을 미칠 수 있으니 사전 확인이 반드시 필요합니다.
사전 확보 및 섭외 리스트
✅ 제작품 : 기념품, 현수막, 포스터, 단체복, 초청장 등
✅ 문구류 : 참석자용 명찰, 볼펜 등
✅ 행사 진행 인원 : 진행자, 사진 촬영 담당자 등
✅ 식사 : 식사 장소와 음식 확인 및 다과·음료 준비

③ 행사 프로그램 준비

이제 전체적인 식순과 소요 시간을 계획할 차례인데요. 빡빡한 여행 계획이 예상대로 흘러가지 않는 것처럼, 행사 당일에도 예상치 못했던 일들이 생길 수 있으니 순서별 시간을 넉넉하게 확보하세요. 참석자도 안내한 시간을 초과하는 것보단 여유롭게 진행돼 남은 시간은 휴식으로 전환되는 것이 더 완성도 있는 행사로 느껴질 거예요.

대신 식전이나 휴식 시간 동안 분위기가 어색해지지 않도록 음악이나 가벼운 영상을 준비하는 것은 필수겠죠? 또 외부인을 초청한 네트워킹 행사라면 자유롭게 명함을 주고받거나 인사를 나눌 수 있는 공간과 이때 즐길 수 있는 다과 및 음료를 적절한 장소에 마련해 두는 것도 좋겠습니다.

메인 프로그램은 행사의 목적을 이룰 수 있도록 순서와 시간 배정을 해야 하고, ‘내가 참석자라면 무엇을 어떻게 느낄 것인가?’를 고려하며 계획하세요. 예를 들어 전 직원이 팀워크를 다지고 모두가 즐겨야 하는 행사라면, 모든 세대가 공감하고 즐길 수 있는 프로그램이 필요한 것처럼요.

한편 팀별 발표가 진행되거나, PPT 파일 등이 필요한 행사도 많은데요. 이 경우 발표 담당자에게 미리 파일을 받고, 발표 시간과 내용을 상호 확인하는 과정이 필요합니다. 어떤 목적의 행사든 여러 참석자가 모이는 만큼 발표 자료는 가독성 좋게 제작을 요청하는 것이 좋겠습니다. 계획한 시간보다 너무 빨리 끝나거나 길게 소요되지 않도록 사전 리허설을 통해 미리 소요 시간을 확인하는 것도 좋은 방법입니다.
행사 프로그램 체크리스트
✅ 순서별 시간 넉넉하게 잡기
✅ 식전과 휴식 시간 프로그램도 계획하기
✅ 메인 프로그램은 목적과 참석자를 고려하기
✅ 발표 자료와 시간 미리 확인하기

④ 참석자 초청 및 행사 안내

행사 준비가 마무리 단계에 들어서고, 행사 당일 다가오면 참석자를 초청하는 작업이 필요합니다. 내부 인원만 참석하는 행사라면 메신저나 사내 메일을 통해 장소, 일시, 교통수단, 주차, 식순, 자리 배치 등을 보기 좋게 정리해서 공지하면 되겠죠.

반면 외부인에게 메일 및 문자로 초청해야 하는 상황이라면 최소 2주~1달 전에 미리 초청장을 보내 참석 여부를 확인하여 최종 참석 인원을 예상해야 합니다. 그리고 난 뒤 1~3일 전에 행사 리마인드 문자를 통해 장소와 교통 및 주차를 안내한다면 원활한 진행에 도움이 될 것입니다.
사내 공지
✅ 메신저 혹은 메일로 장소, 일시, 교통수단, 주차, 식순, 자리 배치 등 공지

외부인 초청
✅ 최소 2주~1달 전 메일 및 문자로 행사 초청 및 참석 여부 확인 작업
✅ 1~3일 전 리마인드 문자 발송, 장소와 교통 및 주차 안내

3단계 : 목록대로 움직이고 비상 상황 대비하기

① 행사 전날 체크리스트 만들기
긴장의 끈을 놓칠 수 없는 행사 당일. 머릿속으로 할 일을 기억했다 한들 잠깐 당황해버리면 잊어버리기 십상입니다. 행사 전날에는 행사장 상황을 시간대별로 상기하고 할 일을 적은 뒤, 당일에 체크리스트를 따라 움직이면 큰 도움이 될 거예요. 예를 들어 행사 시작 1시간 전, 행사 시작 직전, 점심시간, 식후 등 시간을 큰 덩어리로 나눠 세부 할 일을 차례대로 적어두면 당일에 당황하지 않고, 누락 없이 일을 진행할 수 있을 겁니다.

② 시설 확인 및 현장 준비하기
행사 참석자보다 일찍 도착해 행사 현장을 확인하고 꾸미는 것은 필수 작업이겠죠? 현수막과 포스터 등 행사장을 빛나게 해줄 소품을 곳곳에 배치하고 빔프로젝터와 마이크, 노트북 상태 연결 상태 등을 꼼꼼하게 확인하세요. 사전에 받은 발표 자료는 참석자들이 도착하기 전에 한 번씩 열어 확인하고요. 도착 후 헤매지 않도록 자리 배치도나 안내 문구를 눈에 띄게 붙여 놓으세요.

③참석자 대상 공지 진행하기
본격적인 순서가 시작되기 전에는 참석자를 대상으로 행사 식순과 와이파이, 화장실 및 식당 위치 등을 안내합시다. 사소하지만 처음 방문한 참석자라면 여러 명 중복해 물어볼 수 있는 정보인데요. QR코드로 안내 페이지를 만들거나, 벽면 혹은 개인 배부 안내 용지에 행사 정보와 함께 간략히 적어두는 것도 좋은 방법입니다. 

④ 비상 상황에 대비하기
일을 돕기로 한 프리랜서가 오지 못하거나, 마이크 등 시설이 고장나거나, 참석자 중 아픈 사람이 생기는 등 당일에는 예상치 못한 상황이 생길 수 있습니다. 외부 섭외 인원이 있다면 당일 아침 참석 여부를 거듭 확인하고, 대관 장소의 시설 매니저 등 비상 상황에 대처해줄 수 있는 담당자의 연락처를 미리 받아 놓으세요. 또 당일에는 상비약을 준비하거나 가까운 약국 등을 미리 알아 두는 것이 좋겠습니다.

⑤ 행사장 정리 및 비용·결과 보고
모든 식순이 끝난 후엔 장소 정리부터 깔끔하게 해야겠죠? 준비 현수막, 포스터 등을 정리하고 참석자가 두고 간 분실물이 없는지 꼼꼼하게 확인합니다. 모든 정리가 마무리되면 최종적인 지출 비용과 참석자 명단, 행사 결과 등을 문서로 정리해 보고합니다. 준비 문서와 결과 보고 문서는 다음 행사에 참고 자료가 될 수 있도록 꼼꼼하게 작성해 두세요.
행사 당일 할 일
✅ 시간대별 할일 목록 만들어 순서대로 움직이기
✅ 미리 도착해 시설 점검하고 행사장 꾸미기
✅ 참석자가 도착하면 자주 묻는 질문은 사전 공지하기
✅ 행사별로 비상 상황을 예측하고 미리 대비하기
✅ 깨끗하게 행사장 정리하고 비용·결과 보고 문서화하기
 
오늘 소개해 드린 체크리스트와 함께라면 사내 행사 준비 경험이 없더라도 차근차근 준비할 수 있겠죠? 사전 작업부터 마무리까지 위 내용을 따라 준비해 보세요. 무엇보다 참석자라면 무엇이 필요할지, 또 무엇이 부족할지 입장을 바꿔 생각해보며 준비하면, 우리 회사만의 행사를 기획하는데 도움이 될 겁니다. 2024년 진행될 모든 사내 행사가 성공적으로 개최되길 바라며, 다음 주에도 직장 생활에 도움이 될 꿀팁을 담아 돌아올게요!
장경림 기자 [email protected]

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